Pomembneje je, da vodstvo razume potrebe posameznega delavca in razume njegov »jezik motivacije«. Zato so izjemno pomembni letni razgovori. Ti naj se vodijo s pomočjo sodobnih IT-rešitev, ki omogočajo, da v razgovor vključimo vse tisto, kar je pomembno za razumevanje delavca. IT-rešitev nam pomaga pri analizi in vrednotenju zapiskov, ki si jih ustvarimo. Ob tem dobimo jasnejšo podobo, katere so resnične potrebe delavca, ki naj jih upoštevamo pri določanju vzvodov motivacije in sistemih nagrajevanja.