[24.3.2020 WEBINAR]: Evidentiranje vrst dela oz. odsotnosti in vrste plačil v izrednih okoliščinah

24. marec 2020 │ 10:00 - 10:45

Namen webinarja je, da vam v spletni aplikaciji KADRIS 4 pokažemo, kako se v trenutnih izrednih okoliščinah evidentirajo nove vrste dela oz. odsotnosti in vrste plačil za pokritje vseh situacij po veljavni in interventni zakonodaji znotraj registracijsko informacijskega sistema KADRIS 4.

Kako se vrste dela oz. odsotnosti za posamezno situacijo evidentira in vodi ter kako se izračuna vrsta plačil za izvoz v zunanji plačni sistem, sta predstavili Mojca Hafner Jereb, produktna vodja za registracijo delovnega časa in Nataša Centa, produktna vodja KADRIS 4 v podjetju Četrta pot, d.o.o., Kranj.

Če želite video posnetek do webinarja, nam pišite na prodaja@cetrtapot.si  in posnetek vam bomo poslali po elektronski pošti.

Želim več informacij o tem

ODGOVORI NA VPRAŠANJA 

Na koncu dogodka je ostalo še nekaj neodgovorjenih vprašanj, za katera je med webinarjem zmanjkalo časa, zato smo vam za njih pripravili odgovore v tem zapisu.

1. Kaj je pogoj, da lahko zaposleni od doma urejajo delo od doma? Ali je za naše delovno okolje to možno samo z dovoljenjem dostopa preko HKOM-a? Ali je še kakšna druga možnost? Ali to pomeni, da mora urednik urediti vsem zaposlenim delo od doma ročno?

Zaposleni potrebuje dostop do aplikacije KADRIS 4: RIS. Če vam infrastruktura omogoča dostop še kako drugače, bi bilo izvedljivo, drugače žal ne. Da, v tem primeru boste morali delo od doma urediti ročno.

2. Izjave za prevozne stroške - če zaposleni kljub izrednim razmeram pride v službo s svojim prevoznim sredstvom, kako potem naredimo izjavo? Kaj se bo obračunalo? Kilometrina?

V sistemu KADRIS 4: RIS je potrebno obstoječe izjave zaključiti z dnem 15.3.2020 in vnesti nove izjave z dnem 16.3.2020, na katerih imate podatek o številu kilometrov od doma do delavnega mesta. Nova izjava nima podatka o relacijah, ki vsebujejo cenike javnega prevoza.

3. Kje v uporabniškem modulu se lahko dnevno vnaša dovolilnico za svojo vrsto dela?

Dovolilnice za celodnevne odsotnosti se vnašajo v modulu Planiranje odsotnosti. Dovolilnice za delo doma pa se kreirajo s funkcionalnosti Delo izven delovnega mesta.

4. Od katere verzije naprej deluje funkcionalnost vnos ročne odsotnosti in povezava na dovolilnico?

Funkcionalnost evidentiranja Dela izven delovnega mesta je omogočena od verzije 4612.52 dalje.

5. Ali lahko dovolilnice DOMV vpisujemo za nazaj npr. za 16.-20.3.2020?

Da, lahko.

6. Glede prevoza na delo po 16.3.2020 - ali se tistim delavcem, ki prihajajo na delovno mesto obračunajo potni stroški na način, kot da javni prevoz ne obstaja (kilometrina)?

V sistemu KADRIS 4: RIS je potrebno obstoječe izjave zaključiti z dnem 15.3.2020 in vnesti nove izjave z dnem 16.3.2020, na katerih imate podatek o številu kilometrov od doma do delavnega mesta. Nova izjava nima podatka o relacijah, ki vsebujejo cenike javnega prevoza.

7. Ali delavcu prehrana za delo doma pripada?

Delavec, ki opravlja delo na svojem domu ali v prostorih po svoji izbiri v dogovoru z delodajalcem, ima enake pravice kot delavec, ki dela v delovnih prostorih delodajalca, vključno s pravico do sodelovanja pri upravljanju in sindikalnega organiziranja.

Prehrana delavcu za delo doma pripada, ne pripada pa mu prevoz na delo.

8. Kaj se zgodi v primeru, da ima podjetje 800 zaposlenih in nimajo začetek čakanja na isti dan?

Predlagamo, da zaposlenim preko profilnega uporabnika za vnos celodnevnih odsotnosti v modulu Planiranje odsotnosti vnesete izbrano odsotnost Čakanje na delo.

9. Na kakšen način odredimo čakanje na delo?

Zaposlene zbirate po datumih, s katerim jim prične teči čakanje na delo in kreirate odločbe?

10. Kako bo sekundarni status izvedel čakanje na delo?

Sekundarni status bo označil tiste zaposlene, ki imajo čakanje na delo oz. karanteno.

11. Ali se delo na domu vnese tudi v kadrovsko evidenco pri posamezni osebi?

Delo na domu lahko vnesete v kadrovsko evidenco in zaposlene označite s sekundarnim statusom delo na domu. Glede šifre se posvetujete z izvajalcem.

12. Ali so te spremembe vnesene tudi če nimamo vseh modulov?

Sekundarni status lahko uporabljate, če imate osnovno kadrovsko evidenco, prav tako generiranje dokumentov. Generiranje dokumentov je veliko bolj prijazno v zadnji verziji KADRIS 4 (GUI 4.7).

13. Ali sta v primeru "čakanja na domu" KIS in RIS povezana? Ali se v RIS-u vidi, kdo ima odločbo za čakanje na domu?

Odločb za čakanje na delo v RIS-u ne vidimo.

14. Ali omenjeno velja samo za KADRIS 4 (GUI 4.7)?

Oznaka sekundarni status in kreiranje dokumentov je podrto tudi v nižjih verzijah, je pa dejstvo, da je v KADRIS 4 (GUI 4.7) vzdrževanje podatkov in kreiranje dokumentov bolj dodelano in prijaznejše.

15. Kako in kdaj bomo ustanove videle nove odsotnosti v KADRIS 4? Ali se moramo za nadgradnje dogovorili individualno?

Ustanove vnesete prijavo na podpora@cetrtapot.si oz. na CRM za kreiranje novih odsotnosti in kreiranje novih vrst plačila za nove odsotnosti ter dopolnitve izvoza vrst plačil v zunanji plačni sistem.

16. Ali lahko odsotnosti za situacijo 7 zaposleni vnese sam in pošlje nadrejenemu v odobritev?

Da, lahko jo zaposleni vnese sam in pošlje nadrejenemu v odobritev.

17. Med vrstami odsotnosti nimamo na izbiro omenjenih odsotnosti. Kako lahko to uredimo?

Vnesete prijavo na podpora@cetrtapot.si oz. na CRM za kreiranje novih odsotnosti in kreiranje novih vrst plačila za nove odsotnosti ter dopolnitve izvoza vrst plačil v zunanji plačni sistem.

18. Na ZTM Ljubljana te verzije KADRIS 4 nimamo. Kako vnašamo, če nimamo opcij odsotnosti, kot ste jih predstavili?

Verzija, ki jo imate na ZTM, že omogoča funkcionalnost evidentiranja Dela izven delovnega mesta.

19. Ali lahko še enkrat poveste, kako je z dodatkom za delo v izrednih razmerah?

223 – Dodatek za delo v izrednih razmerah za JS pripada zaposlenim, ki delajo na lokaciji zavoda.

1. Dodatek se lahko izračunava za zaposlene, ki jim ta dodatek pripada (primer: zdravniki, medicinske sestre, strežnice). Naročnik opredeli seznam zaposlenih, ki jim ta dodatek pripada.
2. V sistemu KADRIS 4: RIS imamo v točki 2.1. in 2.2. opisani možnosti izračunavanja Dodatek za delo v izrednih, ki smo jih razdelili na:

2.1 Enostavna rešitev: za zaposlene, ki jim pripada dodatek za delo v izrednih razmerah, seštejemo vso prisotnost na lokaciji podjetja oz. zavoda in jo zapišemo v vrsto plačila. Veljavnost dodatka je datumsko opredeljena (primer dodatek velja od: 16.3. do datuma zaključka).

2.2 Rešitev z delitvijo evidentirane prisotnosti na lokaciji podjetja oz. zavoda na evidentiranje dela, ki ga zaposleni opravi za COVID-19.

V tem primeru, bo naročnik za zaposlene, ki jim pripada dodatek za delo v izrednih razmerah, moral razdeliti evidentirane prisotnosti tudi na prisotnost, ki jo opravi za COVID-19.

Primer: Zdravnik je prisoten 7 ur, od tega ima le 5 ur prisotnosti opravi za COVID-19 in teh 5 ur gre v kvoto za dodatek za delo v izrednih razmerah. Veljavnost dodatka je datumsko opredeljena (primer dodatek velja od: 16.3. do datuma zaključka).

Naročnik in izvajalec spremljata zakonodajo glede 223 - Dodatek za delo v izrednih razmerah, ko bo le ta dorečena, se bodo lahko izvedla dela opisana s točke 2.1. in 2.2.

20. Pri delu od doma bi želeli, da zaposleni vnašajo tudi odmore, ki jih bodo imeli poleg malice. Ali lahko v ta namen uporabimo kodo BRN = kofetek?

Da, lahko uporabite to vrsto dela.

21. Delo na domu - ali jim lahko ročno vnesemo malico?

Da, lahko jim vnesete malico ročno v urno listo.

22. Ali so nove vrste odsotnosti že v šifrantih ali je potrebna nadgradnja? Če je potrebna nadgradnja ali je plačljiva?

Za to ni potrebna nadgradnja, le kreiranje novih odsotnosti in vrst plačila ter dopolnitve izvoza vrst plačil v zunanji plačni sistem.

Vnesete prijavo na podpora@cetrtapot.si oz. na CRM za kreiranje novih odsotnosti in kreiranje novih vrst plačila za nove odsotnosti ter dopolnitve izvoza vrst plačil v zunanji plačni sistem.

23. Kako je s prevoznimi stroški za tiste, ki so oddaljeni od službe manj kot 2 km, v teh razmerah pa morajo priti v službo na delo?

V sistemu KADRIS 4: RIS je potrebno obstoječe izjave zaključiti z dnem 15.3.2020 in vnesti nove izjave z dnem 16.3.2020, na katerih imate podatek o številu kilometrov od doma do delavnega mesta, vpišite pa tudi podatke za te zaposlene, če jim v trenutni situaciji pripada prevoz na delo. Tudi nova izjava nima podatka o relacijah, ki vsebujejo cenike javnega prevoza.

24. Kako se v KADRIS 4 vnese samoizolacija? Primer: nekdo je prišel iz tujine in mora biti v samoizolaciji 14 dni?

To pokrijemo s situacijo 1 – Zdravi delavec, ki je po dogovoru z delodajalcem preventivno ostane doma in 4 - Zdravi delavec v karanteni z odločbo ministra za zdravje, ki dela na domu.

25. V matičnih podatkih lahko zaključimo stari prevoz z dnem 15.3.2020 in vnesemo nov prevoz od 16.3.2020 dalje in takrat vnesemo 0. Ali je možno, da lahko že vrsta dela, ki bo drugačna kot VP redno delo? Npr., ko delajo od doma, je narejeno tako, da za ta VP ne obračuna prevoza, obračuna pa malico?

Da, vrsta dela za delo od doma ne bo izračunavala prevoza na delo. Potrebno pa je urediti prevoz na delo za tiste zaposlene, ki bodo delo opravljali na lokaciji podjetja.

Več vsebine o aplikaciji oz. informacijskem sistemu KADRIS 4 si in elektronskem bolniškem listu (obrazec eBOL) se obrnite na prodaja@cetrtapot.si.

Lep pozdrav.

Ekipa Četrte poti