Digitalizacija delovnega mesta vključuje tudi rešitve za evidentiranje delovnega časa

Sodobne poslovne rešitve za digitalizacijo delovnih mest omogočajo napredne oblike upravljanja človeškega kapitala, delovnega časa, tehničnega varovanja prostorov in obračunavanja plač. Tehnološki ponudniki digitalizacije kadrovske administracije, delovnega časa in obračuna plač smo zavezani k upoštevanju lokalne zakonodaje o delovnih razmerjih. Trendi na področju informacijske tehnologije in uporabniška izkušnja strank sta dejavnika, ki vplivata na to, da so razvite rešitve uporabnikom prijazne in predvsem poslovno učinkovite.

Tehnološki trendi na področju beleženja delovnih ur že nekaj časa omogočajo spletni in mobilni način registracije delovnega časa. To pomeni, da lahko zaposlena oseba evidentira začetek in konec svojega dela praktično kjerkoli in kadarkoli. Vse, kar mora imeti pri sebi, je pametni telefon z naloženo mobilno aplikacijo ali računalnik z internetno ali mobilno povezavo. 

Poleg beleženja delovnega časa digitalizacija tega področja dela prinaša dodatne koristi. Poslovni subjekti z vpeljavo sistema za elektronsko beleženje delovnega časa pridobite tudi: 

• evidenco stroškov prevozov, ki se obračunajo pri plači, na lokacijo dela in nazaj,
• evidenco brez stroškov prevozov na delo in nazaj, če zaposlena oseba dela od doma,
• avtomatski obračun prehrane na delu in povračila za uporabo lastnih sredstev, če zaposlena oseba dela od doma, 
• avtomatsko zaznano lokacijo opravljanja dela od doma, za kar zaposleni osebi obračun stroška na delo ne pripada, 
• evidenco začetka in konca odmora za malico in z njo povezanih stroškov, ki se obračunajo pri plači,
• evidenco in podatke za obračun službene poti, če zaposlena oseba delo opravlja na različnih lokacijah ali ima veliko službenih poti,
• avtomatsko komunikacijo z državnim portalom SPOT glede prenosa elektronskih bolniških listov, oddaje zahtevkov za refundacijo nadomestil bolniške odsotnosti, prijavo in odjavo zaposlene osebe v obvezna zdravstvena in socialna zavarovanja,
• najavo in potrjevanje odsotnosti (med delom, dopust ipd.), kar prav tako olajša delo kadrovski službi pri pripravi podatkov za obračun plače,
• možnost planiranja in evidence dela ob večizmenskem delu ali deljenem delovnem času, kar omogoča natančne podatke pri obračunu plač zlasti v organizacijah z več tisoč zaposlenimi,
• evidenco dela v neenakomerno razporejenem ali začasno prerazporejenem delovnem času, vključno s tekočim seštevkom opravljenih ur v tednu, mesecu in letu, kar omogoča hitro pridobljene in natančne podatke za obračun plač,
• možnost planiranja in razporejanja več nalog hkrati znotraj rednega, dežurnega, nadurnega dela ali nadomeščanj, kar omogoča hitro pridobljene in natančne podatke za obračun plač,
• možnost planiranja in razporejanja oseb na različna delovišča in stroškovna mesta z različno urno postavko znotraj enega delovnega dne, kar omogoča hitro pridobljene in natančne podatke za obračun plač.

Na nekaterih delovnih mestih in panogah je fizična prisotnost zaposlenih oseb na lokaciji dela nujna. Ponekod je lokacija opravljanja dela nepomembna, zlasti če gre za obojestranske koristi, tako na strani delodajalca kot zaposlene osebe. Ne glede na to, kje (lokacijsko) zaposlena oseba opravlja svoje delo, je evidentiranje delovnega časa možno:

• s kartico (ID medijem) na registracijskem terminalu ali kontrolnih točkah v obliki NFC nalepk,
• s pametnim telefonom z naloženo mobilno aplikacijo izbranega ponudnika (pri nas je to KADRIS 4 Mobile),
• preko računalnika s spletno povezavo in programskim modulom izbrane aplikacije (pri nas je to KADRIS 4).

Članek je bil objavljen 5. avgusta 2020 na spletnem portalu Finance IKT oz. TUKAJ.