Planiranje in razporedi

Planiranje in razporejanje urnikov in delovnih obveznosti za­poslenih ter pošiljanje vlog za odsotnosti in menjave se avtomatsko ureja znotraj sistema za upravljanje delovnega časa.

Digitalno podprt proces izdelave delovnega razporeda je v skladu z zahtevami delovnega procesa, zakonodajnih omejitev in želja zaposlenih. Rešitev avtomatizira celoten postopek planiranja, razbremeni vodje, upošteva potrebe zaposlenih in zagotovi optimalno razporejeno delovno silo. Omogoča premestitve med delovnimi mesti s kadrovsko podhranjenost ali preobremenjenostjo in izboljša produktivnost ter motiviranost zaposlenih. Primeren je za delovna okolja z iz­menskim, nočnim, nedeljskim in prazničnim delom, dežurstvi ali nadomeščanji, večjim številom bolniških ali nenadnih odsotnosti, nadurnim delom in delom v deljenem ali neenakomerno razporejenem delovnem času.

• Razpored dela se vnaša v urnike, ki so urejeni po zaposlenih, deloviščih, stroškovnim mestih ali izmenah. V razporedih se nahajajo podatki, ki so ključni za izvedbo razporeda. To so podatki o številu zaposlenih, delovnih urah, stanju dopusta, izmenah, stroškovnih mestih ipd. 
• Ko je delovni plan objavljen, se izdela razpored dela, ki sproti preverja skladnost z zakonskimi omejitvami (npr. najmanjši počitek med dvema zadolžitvama, najmanjši tedenski počitek, proste vikende, omejitev delovnih ur ipd.) in opozarja na napake ali kršitve. 
• Zaposleni imajo do razporeda dela stalen dostop preko spletne ali mobilne platforme, obveščanje o spremembah pa poteka po e-pošti. Program zaposlenim omogoča pošiljanje vlog za odsotnosti, predlog razporedov in menjav s sodelavci ter spremljanje odobrenih, zavrnjenih ali čakajočih vlog s strani vodje. Vključenost zaposlenih prihrani čas in zmanjša možnost napak.
• Prisotnosti in odsotnosti zaposlenih se beležijo z registracijo delovnega časa na registracijskem terminalu ali kontrolnih točkah v obliki NFC nalepk s pomočjo identifikacijske kartice ali mobilne aplikacije KADRIS 4 Mobile. Program samodejno sešteje prisotnosti in odsotnosti znotraj urnika in opozori na razlike med planom in realizacijo. Sistem vse podatke samodejno zabeleži v urno listo in preračuna za nadaljnji obračun plač znotraj sistema KADRIS 4 ali izvozi v katerikoli drug zunanji plačni sistem. Pri obračunu plač znotraj sistema KADRIS 4 ne prihaja do napak in ročnih popravkov, saj se vsa avtomatika izvaja na aktualnih in ažurnih podatkih.
• Urniki razporeditev in planov dela se lahko prenesejo in spremljajo tudi v mobilni aplikaciji KADRIS 4 Mobile. Zaposleni s klikom na ustrezno tipko pošilja vloge za želje in menjave razporeda dela in spremlja odobrene, zavrnjene in čakajoče vloge. Spremlja tudi informacije o prisotnosti ali odsotnosti zaposlenih po različnih deloviščih, delovnih mestih in izmenah dela. Mobilna aplikacija deluje tudi v primeru, ko ni spletnega ali mobilnega omrežja, saj se podatki ob ponovni prijavi v omrežje samodejno zabeležijo.

PREDNOSTI UPORABE

• Planiranje v realnem času in preprost vnos podatkov.
• Avtomatska izdelava delovnega razporeda glede na zahteve delovnega procesa, zakonske omejitve in želje zaposlenih.
• Samodejne razporeditve znotraj zakonskih omejitev in avtomatična opozorila za napake ali odstopanja od planiranega urnika.
• Enostavno obveščanje zaposlenih po e-pošti, samostojno vnašanje vlog za odsotnosti in menjav s strani zaposlenih in spremljanje odobrenih, zavrnjenih ali čakajočih vlog s strani vodij.
• Popoln pregled nad podatki o planiranem delovnem času in opravljenih urah v izmenskem in neenakomerno razporejenem delovnem času.
• Mesečni izpisi, tabele in grafikoni za analizo opravljenih ur na posameznih stroškovnih mestih za odpravo kršitev in ugotavljanje vrzeli med planom in realizacijo.
• Avtomatski izračuni izrabe delovnega časa za prenos v plačni sistem. Pri obračunu plač znotraj sistema KADRIS 4 ne prihaja do napak in ročnih popravkov, saj se vsa avtomatika izvaja na aktualnih in ažurnih podatkih.
• Integralni del enotne platforme KADRIS 4 in integracija s sistemom za obračun plač, upravljanje kadrov in kontrolo dostopa.
• Integracije z zunanjimi ERP in računovodskimi programi.

KOMU JE NAMENJEN?

Primeren je za delovna okolja z iz­menskim, nočnim, nedeljskim in prazničnim delom, dežurstvi ali nadomeščanji, večjim številom bolniških ali nenadnih odsotnosti, nadurnim delom in delom v deljenem ali neenakomerno razporejenem delovnem času.

Posebej ga priporočamo za organizacije in podjetja, ki delujejo v sektorjih:

• Zdravstvo in farmacija
• Oskrba in nega
• Trgovina
• Industrija
• Turizem in gostinstvo
• Javna uprava
• Infrastruktura in storitve

Želim več informacij o tem