Kadrovski informacijski sistem

Kadrovski informacijski sistem (KIS) je integralni del platforme KADRIS 4 za učinkovito upravljanje in razvoj kadrov v sodobnih delovnih okoljih. Z njim lahko popolnoma digitalizirate kadrovske procese in pridobite celovito podporo pri zaposlovanju, vodenju in razvoju zaposlenih. Ustvarili boste delovna mesta prihodnosti, ocenili kompetence zaposlenih, identificirali talente, jih izobraževali in vzgajali naslednike ter nemoteno skrbeli za to, da bodo pravi ljudje razporejeni na prava delovna mesta.

Registracijski informacijski sistem

Registracijski informacijski sistem (RIS) je integralni del platforme KADRIS 4 za učinkovito upravljanje delovnega časa v sodobnih delovnih okoljih. Z njim lahko popolnoma digitalizirate evidentiranje izrabe delovnega časa, procese planiranja in razporejanja zaposlenih ter vodenje evidence dela na projektih. Na enem mestu boste zajemali aktualne in ažurne podatke za pravilne obračune plač, si zagotovili pregled nad stroški dela in odpravili morebitne kršitve.

Sistem kontrole dostopa

Registracijski informacijski sistem (RIS) je integralni del platforme KADRIS 4 za učinkovito upravljanje delovnega časa in vključuje tudi tehnično varovanje prostorov oz. KONTROLO DOSTOPA v sodobnih delovnih okoljih. Sistemi kontrole dostopa omogočajo varovanje poslovnih prostorov in nadzor nad tem, kdo lahko vstopa v objekt oz. dostopa do posameznega prostora. Zagotavljajo varnost zaposlenih in varovanje premoženja ter poslovnih informacij organizacije.

Plačni informacijski sistem

Plačni informacijski sistem (PIS) je integralni del platforme KADRIS 4 za obračunavanje plač ter vseh drugih prejemkov zaposlenih v sodobnih delovnih okoljih. Z njim si boste zagotovili strokovno podporo in zakonskim novostim ažurne prilagoditve programa. Prav tako si lahko priskrbite ekipo za zunanje izvajanje obračuna plač, varno obdelavo in shranjevanje podatkov ter analitična orodja za vpoglede v izplačila plač in izdelavo poročil.

Samopostrežni portali

Samopostrežni portali omogočajo interaktivno komunikacijo med ključnimi deležniki v kadrovskih procesih in procesih povezanih z delovnim časom. Pretok informacij je hitrejši, saj se enostavno izmenjujejo podatki, dokumenti in obvestila. Spodbujajo povratne informacije ter omogočajo boljšo organizacijo dela.

Portal vodij je namenjen vodjem oddelkov kot učinkovito orodje za upravljanje njihovih ekip ter kadrovskih procesov v organizaciji. Vodjem omogoča dostop do različnih funkcionalnosti, ki so ključnega pomena pri uspešnem vodenju in koordiniranju dela njihovih zaposlenih. Vodja lahko: 

  • upravlja naloge zaposlenih: vodja lahko dodeljuje in spremlja naloge ter sledi njihovemu izvajanju s strani zaposlenih,
  • potrjuje odsotnosti: vodja ima možnost odobravanja različnih vrst odsotnosti zaposlenih, kar omogoča učinkovito upravljanje delovnega časa,
  • potrjuje udeležbo na izobraževanjih: vodja spremlja in potrjuje udeležbe zaposlenih na izobraževalnih dogodkih ter razvojnih programih,
  • izvaja letne razgovore: vodja ima možnost izvajanja letnih razgovorov in ocenjevanja uspešnosti zaposlenih,
  • ocenjuje kompetence: vodja lahko ocenjuje kompetence zaposlenih ter identificira potencialna področja za njihov razvoj,
  • ciljno vodi ekipo: vodja spremlja napredek ekipe v smeri postavljenih ciljev ter usmerja dela v skladu s strategijo podjetja.

Portal vodij omogoča tudi dostop do analitičnih orodij, kot so grafikoni stroškov dela, podatki o odsotnosti zaposlenih in pričakovane ter dejanske ocene kompetenc. Te informacije so ključne pri sprejemanju odločitev in načrtovanju nadaljnjih korakov. Uporaba portala vodij prinaša številne prednosti, med katerimi so pospešeni kadrovski procesi, izboljšana komunikacija z ekipo ter povečanje zadovoljstva in uporabniške izkušnje za vse vpletene.

Osebni portal je namenjen zaposlenim za hitro in enostavno upravljanje osebnih dokumentov ter delovnih nalog. Zaposlenim omogoča učinkovit dostop do ključnih informacij in funkcij za njihovo delo in upravljanje delovnega časa. Zaposleni lahko prek portala:

  • pregledujejo osebne dokumente, kot so plačilne liste, urne evidence, obvestila o dopustu, pogodbe in aneksi - vse na enem mestu,
  • upravljajo delovni čas s funkcionalnostmi, kot so potni nalogi, elektronske dovolilnice za urne odsotnosti, načrtovanje večdnevnih odsotnosti, spletno evidentiranje dela ter vnos manjkajočih dogodkov,
  • dostopajo do razporedov dela z enostavnim in jasnim pregledom delovnih urnikov,
  • prijavljajo se na izobraževanja in ocenjujejo opravljena izobraževanja ter spremljajo in izpopolnjujejo svoje kompetence ter znanje,
  • izpolnjujejo vprašalnike za redne letne razgovore za boljše razumevanje osebnega razvoja in uspešnosti na delovnem mestu,
  • dostopajo do ocen delovne uspešnosti, kompetenc in podatkov o zadolženih sredstvih za boljše razumevanje lastnih dosežkov in pričakovanj,
  • sledijo ciljem in KPI-jem, ki so bili določeni s strani vodstva za boljšo usmerjenost v delo in spremljanje lastnega napredka.

Uporaba osebnega portala prinaša številne prednosti za zaposlene, med katerimi so razbremenitev kadrovske in računovodske službe, saj ni več potrebe po tiskanju dokumentov ali telefonskem obveščanju zaposlenih. Portal pospešuje kadrovske procese, izboljšuje komunikacijo in povečuje zadovoljstvo zaposlenih, saj omogoča hiter dostop do informacij ter olajša upravljanje njihovega delovnega časa in osebnih dokumentov.

Portal vodij je namenjen vodjem za enostaven dostop in urejanje podatkov o njihovih zaposlenih. Portalu vodij omogoča, da vodja:

  • pregleduje podatke o prisotnosti in odsotnosti zaposlenih ter ureja delovni čas,
  • potrjuje in ureja odsotnosti, vključno z dopusti,
  • potrjuje in ureja potne naloge,
  • pregleduje poročila, grafikone in izpise o stroških dela ter drugih podatkih, povezanih z zaposlenimi,
  • izvaja letne razgovore in ocenjevanje delovne uspešnosti,
  • spremlja izobraževanja zaposlenih in potrjuje njihove udeležbe.

Portal vodij je močno orodje, ki prispeva k večji učinkovitosti in zadovoljstvu tako vodij kot zaposlenih ter izboljšuje uporabniško izkušnjo.

Kadrovski portal združuje različne module in funkcionalnosti kadrovskega informacijskega sistema ter ponuja celovit pregled nad ključnimi podatki o zaposlenih. Njegova glavna naloga je zagotoviti celovit pregled in učinkovito upravljanje ključnih podatkov o zaposlenih v organizaciji. Ta portal je posebej zasnovan za osebe iz kadrovske službe, ki so odgovorne za izvajanje in upravljanje kadrovskih procesov na učinkovit način. Ponuja jim širok nabor možnosti urejanja podatkov o zaposlenih, vključno z delovno dobo, izobrazbo, družinskimi člani, dopusti, zavarovanji, veščinami, dodatki, invalidnostjo ter podatki o odsotnosti in prisotnostih. Prav tako omogoča upravljanje različnih oblik dela, kot so študij, prakse, pogodbena dela in podobno. Kadrovski portal je tako ključno orodje za natančno in učinkovito upravljanje kadrovskih podatkov v organizaciji.

Digitalni podpis in dokumentni sistem

Digitalno podpisovanje dokumentov in prenos v zunanji dokumentni sistem izboljšuje varnost, sledljivost ter zmanjšuje operativna tveganja v organizaciji.

Digitalno podpisovanje in pošiljanje dokumentov poteka na relaciji med ustvarjalcem (kadrovikom), podpisnikom (vodjo) in nosilcem (zaposlenim) dokumenta. Za to je v sistemu KADRIS 4 na voljo poseben uporabniški vmesnik, ki omogoča nalaganje dokumentov, izbiro podpisnikov, podpisovanje, dopolnjevanje in pošiljanje dokumentov podpisnikom. Ta proces vključuje interakcijo med kadrovskim portalom (ustvarjalec dokumenta), portalom vodij (podpisnik dokumenta), osebnim portalom (zaposleni kot nosilec dokumenta) ter ponovno kadrovskim portalom (obveščanje o podpisanem dokumentu).

Za izvedbo tega postopka je nujno potrebna namestitev kvalificiranega digitalnega potrdila, ki ga izda zaupanja vredna certifikatna agencija. Delodajalec mora pridobiti takšno potrdilo za fizične osebe (zaposlene) in pravne osebe (delodajalca). Če delodajalec že uporablja sistem digitalnega podpisovanja ponudnikov, kot so ePERO, Rekono, Konica Minolta itd., se meta podatki in PDF dokumenti iz sistema KADRIS 4 prenašajo v izbrani sistem ponudnika za podpisovanje in nato nazaj v KADRIS 4 oz. osebni portal zaposlenih.

Za arhiviranje dokumentov, ki se generirajo v KADRIS 4, se izvede integracija z zunanjimi ponudniki e-arhiva ali dokumentnega sistema. S pomočjo te integracije se omogoči učinkovito in varno arhiviranje dokumentov, kar prispeva k organiziranemu in trajnostnemu upravljanju dokumentacije.

Analitika in poročila

Analitika omogoča črpanje podatkov iz različnih sistemov in pregledno prikazovanje v obliki grafikonov in tabel, kar pomaga vodstvu pri sprejemanju strateških odločitev glede organizacije in procesov dela. 

Poročila v obliki tabel in grafikonov, pridobljena iz različnih sistemov platforme KADRIS 4, omogočajo vpogled v različne podatke o stroških delovne sile, odsotnostih, fluktuaciji zaposlenih, razvoju kompetenc, delovni uspešnosti itd. Te podatke je mogoče analizirati samostojno ali jih združevati po vsebinskih sklopih. Poročilni sistem omogoča celovit vpogled in prepoznavanje trendov ter priložnosti za izboljšave. S pomočjo analize teh podatkov je mogoče optimizirati poslovne procese in sprejemati strateške odločitve v skladu s cilji podjetja. To omogoča boljše upravljanje s kadri in identifikacijo ključnih področij, na katerih je mogoče doseči izboljšave.

Naročniški paketi in mobilne aplikacije sistema KADRIS 4

Enostavni in vnaprej definirani paketi rešitev za upravljanje kadrov, evidentiranje delovnega časa in kontrolo dostopa.

Primerno za enostavne uporabnike.

Priporočamo za mala in srednje velika podjetja z do 200 zaposlenimi. 

Izvedi več

Mobilna aplikacija za evidentiranje delovnega časa in / ali odmorov ter odpiranje vrat v sklopu kontrole dostopa. 

Primerno za uporabnike registracijskega sistema KADRIS 4. 

Priporočamo za sodobna, terenska in hibridna delovna okolja. 

Sestavni del naročniških paketov KADRIS 4 Cloud. 

Izvedi več

Mobilna aplikacija za evidentiranje varnostnih obhodov in nadzor dela varnostne obhodne službe.

Primerno za uporabnike sistema kontrole dostopa KADRIS 4. 

Priporočamo za delovna okolja z obveznim izvajanjem varnostnih obhodov. 

Izvedi več

Prednosti enotne platforme KADRIS 4

Edinstvena celovita rešitev z medsebojno integriranimi sistemi na enotni platformi

Enkraten vnos in upravljanje podatkov za vsa področja delovanja - upravljanje človeškega kapitala, delovnega časa, tehničnega varovanja prostorov (kontrola dostopa) in obračun plač (sklopi KIS, RIS in PIS). 

Eno pogodbeno razmerje za celovito izvedbo, podporo in prodajo

Enotna platforma za vsa področja delovanja (kadrovski management, evidenca delovnega časa, kontrola dostopa, obračun plač) omogoča finančno razmerje z enim ponudnikom, ki zajema vse - implementacijo, izobraževanje, vzdrževanje, nadgradnje, podporo in razširitve sistemov. S tem se kadrovska, računovodska in IT ekipa osredotočijo na ključne naloge in projekte, kar povečuje produktivnost. Tak pristop ustvari partnersko sodelovanje s ponudnikom programske opreme.

Modularna zasnova in integracije z zunanjimi sistemi

Posamezni podsistemi enotne platforme (KIS, RIS in PIS) delujejo samostojno ali kot povezana celota, kar omogoča prilagodljivost glede na potrebe podjetja ali organizacije. Izbrana programska rešitev vsebuje natančno tisto, kar naročnik potrebuje, in omogoča postopno nadgradnjo skladno s potrebami. V primeru že vzpostavljenih zunanjih sistemov na posameznih področjih se izbrana rešitev znotraj KADRIS 4 elegantno poveže z najpogosteje uporabljenimi sistemi.

Intuitivna postavitev in sodoben grafični uporabniški vmesnik

Programske module znotraj enotne platforme odlikuje njihova intuitivna postavitev in sodoben grafični uporabniški vmesnik. Vsi moduli so vizualno privlačni ter zagotavljajo doslednost, enostavnost in intuitivnost pri uporabi na vseh delovnih področjih. Upoštevajo posebne potrebe poslovnih subjektov ter sledijo načelom odlične uporabniške izkušnje. Uporabniki lahko hitro in enostavno pregledujejo, nadzorujejo, obdelujejo ter vizualizirajo podatke v obliki grafikonov in koristnih poročil, ki podpirajo vodstvo pri poslovnem odločanju.

Varnost podatkov in skladnost z zakonodajo

Vse rešitve so skladne z Zakonom o varstvu osebnih podatkov ZVOP-2 in Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov GDPR. K varovanju in kakovosti informacij se zavezujejo z ISO certifikati, kot so 27018, 27001 in 9001. Sistemi kontrole dostopa so certificirani v skladu s standardom SIST EN 60839-11-1:2013 in se uvrščajo v najvišji razred varnosti (razred 4).

Edinstvena celovita rešitev z medsebojno integriranimi sistemi na enotni platformi

Enkraten vnos in upravljanje podatkov za vsa področja delovanja - upravljanje človeškega kapitala, delovnega časa, tehničnega varovanja prostorov (kontrola dostopa) in obračun plač (sklopi KIS, RIS in PIS). 

Eno pogodbeno razmerje za celovito izvedbo, podporo in prodajo

Enotna platforma za vsa področja delovanja (kadrovski management, evidenca delovnega časa, kontrola dostopa, obračun plač) omogoča finančno razmerje z enim ponudnikom, ki zajema vse - implementacijo, izobraževanje, vzdrževanje, nadgradnje, podporo in razširitve sistemov. S tem se kadrovska, računovodska in IT ekipa osredotočijo na ključne naloge in projekte, kar povečuje produktivnost. Tak pristop ustvari partnersko sodelovanje s ponudnikom programske opreme.

Modularna zasnova in integracije z zunanjimi sistemi

Posamezni podsistemi enotne platforme (KIS, RIS in PIS) delujejo samostojno ali kot povezana celota, kar omogoča prilagodljivost glede na potrebe podjetja ali organizacije. Izbrana programska rešitev vsebuje natančno tisto, kar naročnik potrebuje, in omogoča postopno nadgradnjo skladno s potrebami. V primeru že vzpostavljenih zunanjih sistemov na posameznih področjih se izbrana rešitev znotraj KADRIS 4 elegantno poveže z najpogosteje uporabljenimi sistemi.

Intuitivna postavitev in sodoben grafični uporabniški vmesnik

Programske module znotraj enotne platforme odlikuje njihova intuitivna postavitev in sodoben grafični uporabniški vmesnik. Vsi moduli so vizualno privlačni ter zagotavljajo doslednost, enostavnost in intuitivnost pri uporabi na vseh delovnih področjih. Upoštevajo posebne potrebe poslovnih subjektov ter sledijo načelom odlične uporabniške izkušnje. Uporabniki lahko hitro in enostavno pregledujejo, nadzorujejo, obdelujejo ter vizualizirajo podatke v obliki grafikonov in koristnih poročil, ki podpirajo vodstvo pri poslovnem odločanju.

Varnost podatkov in skladnost z zakonodajo

Vse rešitve so skladne z Zakonom o varstvu osebnih podatkov ZVOP-2 in Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov GDPR. K varovanju in kakovosti informacij se zavezujejo z ISO certifikati, kot so 27018, 27001 in 9001. Sistemi kontrole dostopa so certificirani v skladu s standardom SIST EN 60839-11-1:2013 in se uvrščajo v najvišji razred varnosti (razred 4).

Možnosti nakupa in postavitve

[01] Nakup programske opreme Nakup in namestitev programske opreme na strežniku stranke ali na strežnikih ČETRTE POTI, do katerih nemoteno dostopate prek spletnega brskalnika.
[02] Najem programske opreme Najem in namestitev programske opreme na strežnikih ČETRTE POTI, do katerih nemoteno dostopate prek spletnega brskalnika.
[03] Nakup strojne opreme Nakup in montaža strojne opreme za registracijo delovnega časa (registracijski terminali) ali kontrolo dostopa (krmilne enote in čitalniki) na izbranih lokacijah stranke.
[04] Najem registracijskih terminalov Najem in montaža strojne opreme za registracijo delovnega časa (registracijski terminali) na izbranih lokacijah stranke.

Varnost podatkov in prijav v sistem

Eno prijavni sistem zagotavlja povezavo Single-Sign-On z aktivnim imenikom (AD, LDAP).
Revizijska sled omogoča sledljivost obdelave podatkov skladno s predpisi varovanja osebnih podatkov.
Varnostna politika gesel nadzoruje in zahteva spremembo gesel po določenem časovnem obdobju.

Želiš izvedeti več?
Prenesi brošuro ali si oglej video.

Želim ponudbo ali predstavitev

Stopite v stik z nami in odkrijte, kako naše rešitve učinkovito digitalizirajo poslovne procese, povezane z zaposlenimi in delovnimi mesti.

Dodatne informacije

Prodajni svetovalci smo vam na voljo vsak delovni dan na: