16. maj 2023

[Zakonske novosti] Novosti evidentiranja delovnega časa in skladnost KADRIS 4 z novim zakonom

20. maja 2023 stopi v veljavo, 20. novembra 2023 stopi v uporabo nov Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A).

Beleženje delovnega časa po novem zahteva beleženje večjega števila podatkov

Nov Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) prinaša spremembe v vodenju evidenc delovnega časa. Delodajalci boste morali beležiti več podatkov, kot so prihod in odhod z dela, izraba odmora za malico ter tedenski seštevki ur. Poleg tega bo potrebno omogočiti zaposlenim vpogled v podatke iz evidence o izrabi delovnega časa. Podatki se morajo hraniti trajno, beleženje pa je lahko v pisni ali elektronski obliki.

Kaj prinaša nov zakon na področju vodenja evidenc delovnega časa?

Zakon se bo uporabljal ne zgolj za zaposlene na podlagi pogodbe o zaposlitvi, ampak za vse osebe, ki so vključene v delovni proces delodajalca (študentje, osebe na praksi, s.p., itd.).

Delodajalec bo dolžan posredovati podatke iz evidence o zaposlenih delavcih na Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije z dnem nastopa dela po pogodbi o zaposlitvi, vendar najkasneje do pričetka opravljanja dela, podatke se sporoča na predpisanih obrazcih.

Delodajalec bo dolžan v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca dnevno vpisovati:

podatke o številu ur,
skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
opravljene ure v času nadurnega dela,
neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila,
neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa,
čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in
tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.

(12.) Ne glede na prejšnji odstavek lahko delodajalec, ki evidence o izrabi delovnega časa ne vodi elektronsko, podatek iz zadnje točke prejšnjega odstavka vpisuje tedensko.«

Evidenca o izrabi delovnega časa se hrani trajno!

Delodajalec bo dolžan delavcu zagotoviti vpogled v podatke iz evidence o izrabi delovnega časa, ga obvestiti o podatkih iz evidenci izrabe delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne - lahko tudi po elektronski poti ali neposreden elektronski dostop. Delavci bodo lahko zahtevali tedenske seznanitve s podatki iz evidence delovnega časa - lahko tudi z elektronskim dostopom.

Z veseljem sporočamo, da je naš registracijski sistem za evidentiranje delovnega časa KADRIS 4 v popolnem skladu z zahtevami novega zakona. Izjemno smo ponosni na našo produktno in razvojno ekipo, ki je s svojim strokovnim znanjem ter predanostjo uspela razviti izdelek, ki je bil usklajen z zakonodajo že pred njegovo uveljavitvijo. Prav tako se zahvaljujemo našim partnerjem, katerih dragocena uporabniška izkušnja je bila ključnega pomena pri oblikovanju in izpopolnjevanju sistema. S skupnimi močmi nam je uspelo doseči visoko kakovostno rešitev, ki izpolnjuje potrebe naših strank in zagotavlja skladnost z zakonodajo.

Pomembno je poudariti, da elektronska evidenca delovnega časa po novem zakonu ni obvezna, bo pa obvezna le za kršitelje zakonodaje. Kot ponudnik sistema za evidenco delovnega časa z najdaljšim stažem v Sloveniji vsem, ki še niste vpeljali procesa evidentiranja delovnega časa, svetujemo, da vseeno razmislite o digitalizaciji tega procesa.

Kaj zakonske novosti pomenijo za organizacije, ki imajo že uveden sistem za beleženje delovnega časa KADRIS 4?

Vsi uporabniki sistema KADRIS 4 imajo znotraj sistema na voljo vse zakonske zahteve. Zato vsem svetujemo, da:

stopite v stik s skrbnikom aplikacije KADRIS 4 v vaši organizaciji in preverite, če imate vse zakonske zahteve že implementirane,
preglejte vzdrževalno pogodbo s podjetjem ČETRTA POT, ki vam zagotavlja sistem za beleženje delovnega časa in preverite, ali so zakonske zahteve vključene v obstoječe funkcionalnosti sistema KADRIS 4.

Če ugotovite, da nimate vseh potrebnih funkcionalnosti za skladnost z zakonodajo oz. potrebujete posvet, se obrnite na našo prodajno ali podporno službo.

Podporna služba vam je na voljo prek e-pošte: podpora@cetrtapot.si ali telefona 04 280 66 22.

Prodajna služba vam je na voljo prek e-pošte: prodaja@cetrtapot.si ali telefona 04 280 66 60.

Zakaj je v tej točki smiselno razmisliti o uvedbi elektronske evidence delovnega časa?

Sodobni tehnološki trendi omogočajo tudi enostavne načine beleženja delovnega časa prek namensko razvitih spletnih in mobilnih aplikacij, brez potrebe po nakupu programske in strojne opreme. Te aplikacije so primerne za različne vrste dela, vključno z delom od doma, na terenu ali na različnih lokacijah, in so primerne za vse funkcije in nazive, tudi direktorje in lastnike podjetij.

Digitalizacija upravljanja delovnega časa prinaša številne druge prednosti, kot so natančni podatki, transparentno upravljanje odsotnosti (odmori, službene poti ipd.) in prisotnosti, mobilno in spletno beleženje prihodov / odhodov ter malic, revizijske sledi, skladnost z GDPR in ZVOP-2, varna hramba podatkov, elektronski dostopi do podatkov o izrabi delovnega časa ali kreiranje dokumentov s podatki o izrabi delovnega časa za pošiljanje po e-pošti.

Če še niste vpeljali procesa evidentiranja delovnega časa ali želite preiti na digitalno rešitev, se obrnite na nas že danes!

Preverite možnosti, ki vam jih ponujajo KADRIS 4 Cloud paketi. Naša ekipa vam bo z veseljem svetovala in ponudila prilagojeno rešitev, ki bo izpolnila vse vaše potrebe. Zagotovili vam bomo skladnost z zakonodajo ter olajšali upravljanje delovnega časa in administrativne postopke.