Opisi rešitev
Paketi programskih rešitev za upravljanje kadrov in HR podatkov, evidentiranje delovnega časa ter sistema za odpiranje vrat (kontrola dostopa ali pristopna kontrola).
Naročniško razmerje uporabe rešitev omogoča hitro in enostavno implementacijo ter takojšnjo uporabo s pomočjo video vsebin.
Digitalizacija upravljanja kadrov in HR podatkov
Kadrovska evidenca
Modul za kadrovsko evidenco omogoča celovito izvajanje kadrovskih procesov – od sklenitve sodelovanja, sprememb, do končne prekinitve sodelovanja zaposlenih, vse na enem mestu.
Koledar dogodkov z e-poštnimi opomniki za obveščanje o pomembnih dogodkih, časovna premica simulacij podatkov za naprej in pogled nazaj omogočata hitro in pregledno izvajanje administrativnih nalog.
- Informacije o podjetju: osnovni podatki podjetja.
- Organizacija podjetja: hierarhična organizacijska struktura podjetja, delovna mesta, stroškovna mesta in delovišča v izbrani organizacijski enoti.
- Sistemizacija delovnih mest: opis delovnega mesta, dodatki in delovni pogoji, veščine, spretnosti, znanja, tarifni in plačni razredi, izobrazba in stopnja usposobljenosti.
- Personalne mape zaposlenih: osebni in kontaktni podatki, podatki o izobrazbi, družinski člani, veščine, spretnosti, znanja, podatki o delovni dobi, odločbe za dopust, zdravstveni pregledi in napotnice , dodatki zaposlenega, pripravništvo, poskusno in pogodbeno delo.
- Razporeditve na delovna mesta: povezava med zaposlenimi, delovnimi mesti in stroškovnimi mesti ter podatki za obračun plač.
- Samodejni izračuni: starost zaposlenih, delovna in zavarovalna doba, pokojninska doba, letni dopust, jubilejne nagrade, minulo delo.
Kadrovski vmesnik eHRS (e-VEM)
Integracija z vmesnikom eHRS (nekdanji e-VEM) na portalu SPOT omogoča avtomatizirano prijavo, odjavo in spremembe podatkov zaposlenih v obvezna zdravstvena in socialna zavarovanja.
- Prijava delavca v obvezna socialna zavarovanja (obrazec M-1).
- Posredovanje spremembe podatkov o zavarovancih v obveznih socialnih zavarovanjih (obrazec M-3).
- Odjava zavarovane osebe iz obveznih socialnih zavarovanj (obrazec M-2).
- Prijava/odjava zavarovanja za primer poškodbe pri delu in poklicne bolezni (obrazec M-12).
Osebni portal (za zaposlene)
Osebni portal zagotavlja elektronsko izmenjavo dokumentov z zaposlenimi in jim omogoča neposreden dostop do:
- lastnih kadrovskih podatkov in dokumentov, kot so: plačilne liste oz. podatki o bruto in neto plači, delovna doba, obvestila o dopustu, pogodbe, aneksi,
- podatkov o evidenci delovnega časa,
- razpisanih izobraževanj, prijave na izobraževanja in ocenjevanje opravljenih izobraževanj,
- modula za izvedbo letnih razgovorov z vodji.
Zaposleni dostopajo do osebnega portala prek uporabniškega računa kjerkoli in kadarkoli ter s tem precej razbremenijo kadrovsko in računovodsko službo, saj ni več zamudnega tiskanja dokumentov in informiranja zaposlenih po telefonu. Uporaba osebnega portala pospeši kadrovske procese in komunikacijo ter izboljša zadovoljstvo in uporabniško izkušnjo zaposlenih.
Portal vodij
Portal vodij je namenjen vodjem in omogoča dostop do delov aplikacije, v katerih vodja ureja podatke za svoje zaposlene. Vodja lahko v portalu vodij odobrava odsotnosti, odobrava potne naloge, potrjuje udeležbe na izobraževanju in izvaja letne razgovore. Poleg tega lahko dostopa do poročil in grafikonov o stroških dela in ostalih podatkov o prisotnosti in odsotnosti zaposlenih, ki mu omogočajo informirane odločitve. Uporaba portala vodij pospeši kadrovske procese in komunikacijo ter izboljša zadovoljstvo in uporabniško izkušnjo zaposlenih.
Letni razgovori
Digitalizacija letnih razgovorov omogoča, da se naloge in procesi vseh vpletenih deležnikov (kadrovska služba, vodja, zaposleni) načrtujejo, vodijo in izvajajo na enem mestu. Vodjem omogoča voden pogovor z zaposlenim o njegovem delu, razvoju in napredovanju. Proces letnih razgovorov vključuje vnos samoocen, oceno vodje in zapis skupnih dogovorov. Omogoča pregled in oceno dela zaposlenega, oceno realizacije ciljev in nalog ter skupno oceno uspešnosti zaposlenega, nato sledi določitev ciljev in nalog za naprej, ki jih določita vodja in zaposleni skupaj. Podprta je tudi analiza izvedenih razgovorov.
Izobraževanje
Izobraževanje omogoča načrtovanje, upravljanje, organiziranje, spremljanje izobraževanj in s tem sistematično razvijanje zaposlenih in njihovih kompetenc na enem mestu. Vodjem in HR službi omogoča spremljanje in analiziranje procesa, pregled nad časom in sredstvi, vloženimi v izobraževanja, in sočasno tudi oceno učinka investicije. Zaposlenim je omogočen dostop do seznama razpisanih izobraževanj, arhiva in postopka prijave.
Evidentiranje delovnega časa
Registracija delovnega časa s kartico
Prihodi in izhodi zaposlenih se evidentirajo na registracijskem terminalu z ID-mediji (kartice, obeski, pametni telefon) ali prek spletne oz. mobilne aplikacije. Vsi načini registracije omogočajo hitro in natančno evidenco prihodov in odhodov iz obrata, pisarne, službenih poti, malic, dela nadomu ali terenskega dela.
Klasična ali osnovna registracija delovnega časa se izvaja s kartico ali obeskom na registracijskem terminalu ali registrirni napravi, ki je nameščena ob vhodu v poslovni prostor. Registrirna naprava v prvi vrsti opravlja registracije zaposlenih za prihod in odhod iz dela, za začetek in konec malice ali odmora ter odhod in prihod s službene poti. Tipi registracij so prilagodljivi in jih je možno nastaviti na podlagi vašega načina dela. Registracijski terminal lahko kupite ali najamete v okviru izbranega naročniškega paketa.
Spletna registracija delovnega časa z definiranimi urniki dela
Spletna registracija delovnega časa omogoča aktivnim uporabnikom oz. zaposlenim vnos registracije delovnega časa znotraj aplikacije na osebnem računalniku. Zaposleni se prijavi v aplikacijo s svojim uporabniškim imenom in geslom ter z enim klikom zabeleži svoj prihod, odhod in različne vrste dela. Ta način je primeren predvsem za lokacije, kjer namestitev klasičnih registrirnih mest ali registracijskega terminala z uporabo ID-medijev ni izvedljiva ali ekonomična.
Spletna registracija za delo izven delovnega mesta
Za vse primere odredbe dela na domu mora delodajalec po Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ne glede na izjemne okoliščine) obvezno voditi evidenco o izrabi delovnega časa, dela izven delovnega mesta ali dela od doma, saj zakon glede tega ne določa nikakršne izjeme. V ta namen razvita rešitev omogoča vse zaposlenim spletno registracijo in evidenco delovnega časa posebej za to vrsto dela - delo od doma ali delo izven delovnega mesta. Zaposleni se prijavi v aplikacijo s svojim uporabniškim imenom in geslom ter zabeleži svoj prihod, odhod, označi vrsto dela in napiše kratko poročilo o opravljenem delu.
Mobilna registracija delovnega časa preko aplikacije KADRIS 4 Mobile
KADRIS 4 Mobile je mobilna aplikacija za registracijo, najavo, potrjevanje / zavračanje in spremljanje različnih vrst odsotnosti zaposlenih na mobilni platformi iOS in Android. Omogoča hitro dostopno, varno in enostavno registracijo z možnostjo omejitve na lokacijo (NFC nalepke oz. kontrolne točke) in urejanje odsotnosti zaposlenih kjerkoli in kadarkoli – v podjetju, na terenu ali od doma. Deluje tudi v primeru, ko ni spletnega ali mobilnega omrežja, saj se podatki ob ponovni prijavi v omrežje samodejno zabeležijo.
Upravljanje in vodenje odsotnosti in prisotnosti
Najava in potrjevanje/zavračanje odsotnosti ali dodatnega dela med zaposlenimi in vodjem poteka na enem mestu. Obveščanje o oddaji in potrjevanju/zavračanju zahtevkov poteka po e-pošti.
- Elektronska dovolilnica omogoča zaposlenim najavo in potrjevanje / zavračanje službene ali privatne odsotnosti med delovnim časom in izrednega oziroma nadurnega dela. Deluje na registracijskem terminalu oz. registrirni napravi ter v spletni ali mobilni aplikaciji.
- Planiranje odsotnosti omogoča zaposlenim najavo in potrjevanje / zavračanje celodnevne ali večdnevne odsotnosti, kot so na primer dopust, izobraževanje, študijski dopust, službena pot in podobno. Deluje na registracijskem terminalu oz. registrirni napravi ter v spletni ali mobilni aplikaciji.
Vmesnik eBOL ali avtomatiziran zajem elektronskih bolniških listov
Integracija z vmesnikom eBOL na portalu SPOT omogoča samodejen zajem obrazcev eBOL (elektronskih bolniških listov), digitalni prepis podatkov v program za izračun vrst plačil, povezanih z bolniškimi odsotnostmi, in izvoz podatkov za prenos v zunanji plačni sistem.
Prevozi na delo
Prevozi na delo omogoča izračun nadomestila za prevoz na delo z upoštevanjem vseh vrst prevoza zaposlenega na delovno mesto in domov, vključno z možnostjo upoštevanja sprememb delovnega mesta. Za vsakega zaposlenega se vnese izjava in pripadajoča relacija na poti, po kateri zaposleni prihaja na delo in domov. Vnese se toliko izjav, kolikor lokacij opravljanja dela zaposleni ima. Sistem na podlagi registracije na posamezni lokaciji izračuna nadomestilo za prevoz v znesku. Pri tem sistem upošteva takšno kombinacijo prevozov, ki je ob upoštevanju vnesenih izjav za delodajalca z vidika zmanjševanja stroškov najugodnejša. Na podlagi registriranih dogodkov prihodov na delo in odhodov z dela bo sistem za izračun stroškov prevozov na delo uporabil ustrezno izjavo in obračunal stroške zaposlenega.
Potni nalogi
Digitalizacija potnih nalogov omogoča upravljanje celotnega procesa službene odsotnosti doma ali v tujini. Vključuje šeststopenjski proces od najave in odobritve do priprave podatkov za izplačilo stroškov za zunanji plačni sistem in v vsakem koraku omogoča komunikacijo po e-pošti. Zaposleni napove svojo službeno pot (enodnevno ali ponavljajočo se, za Slovenijo ali tujino), vodja najavo odobri oz. zavrne, po končani poti zaposleni vnese morebitne dodatne stroške na poti (npr. parkirnina, cestnina, prenočišče) in možnosti ki vplivajo na za znižanje dnevnice (zajtrk, kosilo, večerja). Ko vodja potrdi ali zavrne obračun stroškov poti, sledi priprava podatkov za izplačilo oz. likvidacija stroškov.
Analiza in izvoz podatkov v plače
Podatki o prisotnostih in odsotnostih zaposlenih so vidni v osebnem portalu zaposlenega in portalu vodje, da jih lahko preverita in zagotovita pravilnost. Zabeleženi dogodki se preračunajo v ure rednega, izrednega ali nadurnega dela, službenih poti, dopustov, praznikov, bolniških odsotnosti oziroma druge vrste dela. Na koncu meseca so podatki pripravljeni za izvoz v zunanji sistem za obračun plač.
Kontrola dostopa
Kontrola dostopa
Kontrola dostopa oz. pristopna kontrola je varnostni sistem sestavljen iz programske in strojne opreme, ki (ne)omogoča posameznikom ali skupinam dostop do določenih objektov, vstop v določene prostore ali izhod iz njih. Varnostni sistem kontrole dostopa deluje z uporabo enotne ID-kartice ali kombinacijo več različnih ID-medijev (pametni telefoni, kartica, obeski) in zagotavlja celovito varnost zaposlenih, poslovnih sistemov in premoženja podjetja oz. organizacije.
