Pojdi na glavno vsebino
Sledite nam: l
english
Webinar

[22.1.2020 WEBINAR]: KADRIS 4 - obrazec eBOL

22. januar 2020 │ 10:00 - 10:45

[22.1.2020 WEBINAR]: KADRIS 4 - obrazec eBOL

Od 1. januarja 2020 je v veljavi elektronska oblika listine Potrdila o začasni zadržanosti od dela. Papirni obrazec BOL v elektronski obliki se po novem imenuje obrazec eBOL. Papirni bolniški listi bodo v veljavi še do 31. januarja 2020, po 1. februarju 2020 pa bodo na voljo le še elektronski bolniški listi (obrazec eBOL).

Zaradi velikega povpraševanja s strani podjetij in naših strank, smo organizirali webinar in v živo prikazali proces prenosa podatkov bolniških odsotnosti iz spletnega državnega portala SPOT v naš informacijski sistem KADRIS 4.

VSEBINA WEBINARJA:

  • predstavitev pogojev in procesa za ročni prepis podatkov z obrazca eBOL s portala SPOT,
  • predstavitev pogojev in procesa za avtomatski zajem obrazca eBOL s portala SPOT,
  • seznanitev s potrebno programsko opremo za avtomatski zajem obrazca eBOL s portala SPOT,
  • predstavitev povezave obrazca eBOL z zaposlenimi,
  • predstavitev zapisa bolniške odsotnosti s prenesenimi datumi.
  • podajanje odgovorov na postavljena vprašanja.  

Glavne prednosti avtomatskega zajema obrazca eBOL v naš sistem KADRIS 4 so:  

  • konec ročnega prepisovanja podatkov,
  • izračun vrst plačil povezanih z bolniškimi odsotnostmi,
  • izvoz podatkov o bolniških odsotnostih v plačni sistem.

Funkcionalne lastnosti delovanja ročnega ali avtomatskega zajema elektronskega bolniškega lista iz državnega portala SPOT v spletno aplikacijo KADRIS 4 predstavlja Mojca Hafner Jereb, strokovnjakinja za svetovanje in postavitve sodobnih IT-rešitev na področju registracije delovnega časa v podjetju Četrta pot, d.o.o., Kranj.

Če želite video posnetek do webinarja, nam pišite na prodaja@cetrtapot.si  in posnetek vam bomo poslali po elektronski pošti.

Želim več informacij o tem

ODGOVORI NA VPRAŠANJA 

Na koncu dogodka je ostalo še nekaj neodgovorjenih vprašanj, za katera je med webinarjem zmanjkalo časa, zato smo vam za njih pripravili odgovore v tem zapisu.

V Sloveniji imamo 4 podjetja. Ali potrebujemo za vsako podjetje svoj certifikat ali se lahko prijavimo z istim in pridobimo podatke glede na matično številko podjetja?

O: Predvideli smo obe možnosti. Ob prijavi certifikata na SPOT v podatke lahko vpišete več matičnih številk podjetij ali prijavite več certifikatov.

Ali bodo navodila na voljo tudi po zaključku webinarja?

O: Po zaključku webinarja boste vsi, ki ste se prijavili, prejeli zahvalni e-mail oz. elektronsko pošto z linkom do video posnetka webinarja in zapisa z odgovori na vprašanja, na katera nam ni uspelo odgovoriti tekom webinarja.

Ali se pri avtomatskem prenosu opozorjen v primeru, da je zajem 50 obrazcev eBOL dosežen?

O: Prepričani smo, da se bo aplikacija na portalu SPOT še dopolnjevala - to vprašanje se bolj nanaša na portal SPOT. 

Primer: 1. in 2. januar je že vnesen praznik, dobimo bolniški list, da je delavec 4 ure na bolniški od 1.1. dalje (sicer je zaposlen za 8 ur). Ali se s prenosom bolniškega lista korigira tudi praznik?

O: Da, enako kot ste lahko delali že sedaj.

Ali lahko te datoteke, ki jih shranjujemo sproti pdf., xml., … kasneje zbrišem iz osebnega računalnika ali jih moram hraniti? Če da, koliko časa?

O: Svetujemo vam, da jih čimprej zbrišete, tudi iz koša. Za vas jih varno hrani KADRIS 4. Predlagamo vam, da se odločite za avtomatski prenos s portala SPOT v KADRIS 4. Certifikat ima v tem primeru KADRIS 4, kar je prikazano v posnetku webinarja.

Vse vrste bolniške odsotnosti naj bi se prenašale, kot je npr. bolniška nega - je to res?

O: Prenašale se bodo vse vrste odsotnosti, razen odsotnosti zaradi krvodajalske akcije, ki se počasi uveljavlja kot razlog 12.

Ali popolno digitalizacijo pridobimo, če dokupimo modul eBOL Četrte poti?

O: Seveda, zato webinar, da vam pokažemo :-)

Ali uredniki v KADRIS: RIS (registracijski informacijski sistem znotraj sistema KADRIS 4) vidijo samo e-bolniške liste zaposlenih, do katere imajo pravice?

O: Da, tako kot velja na splošno za celoten KADRIS 4.

Ali bo možno, da uredniki ne potrjujejo ročno bolniških listkov, ko se jih uvozijo, da se torej avtomatsko zaprejo?

O: To možnost nismo predvideli, kajti podatki z bolniškega lista se uporabijo v izračunu vrst plačil in prenesejo v plačni sistem, ki so v nadaljnjih obdelavah uporabljeni tudi za oddajo refundacijskih zahtevkov eNDM.

Ali se za integracijo eBOL uporablja že obstoječa povezava KADRIS 4: KIS - Kadrovski vmesnik e-vem?

O: V vašem primeru se bo obstoječa povezava nadgradila z integracijo s portalom SPOT (eBOL). Ob vložitvi zahtevka na MJU/SPOT prijavite obstoječi certifikat in navedite matične številke podjetij, za katere želite avtomatski prenos v KADRIS 4.

Bolniški list bo popravljen za mesec, za katerega smo že izplačali plačilo. Kaj storiti?

O: V primeru uporabe KADRIS 4: PIS (plačni informacijski sistem znotraj sistema KADRIS 4) le potrdite, da se s podatki na eBOL-u strinjate, za ostalo bo poskrbel sistem KADRIS 4. KADRIS 4 vsebuje tudi funkcionalnost poračuna bolniških odsotnosti za mesece, v katerem ste že izvedli obračun plač.

V primeru, da plače obračunavate s sistemom drugega ponudnika, boste nastalo situacijo uredili z ročnimi popravki v obračunu plač.

Ali bodo zaposleni lahko videli eBOL tudi v primeru ročnega zajema? Ali samo pri avtomatskem?

O: Da, zaposleni bodo lahko videli eBOL v primeru ročnega prepisa podatkov. Uporabnikom sistema KADRIS 4 smo že pred uvedbo eBOL-a omogočili ročno pripenjanje »scan-a« papirnatega bolniškega lista, vendar so se uporabniki za tak način obveščanja odločili zelo poredko zaradi veliko ročnega dela.

V primeru, da želite na ta način obveščati svoje zaposlene, predlagamo avtomatski zajem, ker le na ta način bo eBOL vedno in pravočasno na voljo skrbnikom in zaposlenim v sistemu KADRIS 4.

Na kakšen način in komu javimo napake v bolniškem listu? Kakšen je scenarij, če delodajalec ugotovi napako?

O: Predlagamo, da se delodajalec najprej posvetuje z zaposlenim, le ta pa se posvetuje z zdravstveno ustanovo, ki je izdala obrazec eBOL.

Popravek bolniškega lista za nazaj: ali bo opozorilo, da moramo na obračunu plač popraviti in narediti poračun za pretekli mesec vidno in kje?

O: Proces popravka bolniškega lista se z novim obrazcem eBOL ne spreminja. To pomeni, da bodo uporabniki popravke delali po že obstoječem procesu.

Ali so zdravniki o napačnih bolniških listih obveščeni preko portala SPOT?

O: Ne vemo, trenutno nam ta funkcionalnost ni poznana.

Ali obstaja log prenosa iz SPOTA oz. kako vemo, da ni nobene napake?

O: Da, pooblaščena oseba z ustrezno vlogo v sistemu KADRIS 4 ima vpogled v log-e prenosa s SPOT-a. Skrbnike enkrat dnevno po e-pošti tudi obvestimo o rezultatih izvedb postopkov, ki se izvajajo v ozadju.

Kako urednik dobi informacijo, da je avtomatsko prispel nov bolniški list v sistem KADRIS 4?

O: Enako kot dobi informacijo o neodobrenih vlogah za odsotnosti zaradi dopustov in drugih celodnevnih odsotnosti. Največkrat ob uporabi »naprednega urejevalnika«. Tudi v raznih poročilih, s sporočilom po e-pošti, preko sistema opomnikov.

Kdo bo imel digitalno potrdilo in to urejal? Zaposleni v obračunski službi ali vsak administrator?

O: Vsako podjetje se samo odloči, za katerega uporabnika bo pridobilo digitalno potrdilo. Ni potrebe po tem, da bi imel vsak administrator svoje digitalno potrdilo. V primeru, da imate več administratorjev, predlagamo avtomatski zajem, digitalno potrdilo ima aplikacija.

Zakaj je potrebno nalagati datoteke na osebni računalnik - dodatno delo?

O: Proces nalaganja datoteke na varno mesto je v uporabi takrat, kadar podjetje nima odprtega dostopa do portala SPOT in se ne odloči za avtomatski zajem.

Ali bo kakšna oznaka, kaj smo že prevzeli preko portala SPOT in kaj še ne?

O: Prevzem obrazcev eBOL s portala SPOT je večkratno opravilo in ga v sistem KADRIS 4 lahko uvozimo večkrat. V modulu eBOL pa imamo statistiko prevzetih obrazcev eBOL.

Kako dolgo ostanejo bolniški listi na portalu SPOT-u?

O: Do obrazcev eBOL boste lahko dostopali toliko časa, kolikor je zaposleni zaposlen v vašem podjetju.

Kako je z bolniško, ki so planirani za nočno delo na zadnji dan meseca? Ali se šteje v tekoči ali prihodnji mesec?

O: Prejet obrazec eBOL ne spremeni pravil načina obračuna bolniške odsotnosti. Obrazec eBOL spremeni pot, po kateri podjetje prejme obrazec eBOL. Obrazec eBOL se upošteva v mesecu skladno s pravili obračuna plač, lahko v tekočem ali prihodnjem mescu.

Kje bo sistem KADRIS 4 pridobil podatke za refundacijo, v kolikor imamo program za plače drugega ponudnika?

O: Sistem KADRIS 4 bo pridobil podatke preko podatkov eBOLa, prejšnjih bolniških listov (obrazcev eBOL), koledarja in plana zaposlenega. Podatki, ki jih s sprejetim obrazcem eBOL zapišemo in obračunamo v sistem KADRIS 4, bodo preko integracije na voljo tudi programu za plače drugega ponudnika.

Pri nas imamo veliko 2-urnih bolniških odsotnosti. Kako bo avtomatski prenos to uredil?

O: Avtomatski prenos zapiše podatke z obrazca eBOL na prvo stran bolniškega lista, uporabnik pa s pregledom in potrditvijo naredi zapis v urno listo. Bolniške odsotnosti se zapišejo po opravljeni dnevni prisotnosti.

V naši hiši vodje posameznih služb vnašajo za svoje podrejene. Kaj bo v tem primeru? Nekdo bo potegnil dol bolniški list. Kako bomo drugi potem to videli oz. ga prevzeli?

O: Oseba, ki ima veljavno digitalno potrdilo, obrazce eBOL prevzame s portala SPOT, vodja pa v naprednem urejevalniku uredi vse »Neurejene« obrazce eBOL. Za to imamo pripravljen poseben pregled »Neurejenih« obrazcev eBOL.

Plač ne obračunavamo v sistemu KADRIS 4, pač pa v drugem programu. Ali bo za eNDM možna kakšna povezava oz. izvoz?

O: Podatke, ki jih s sprejetim obrazcem eBOL zapišemo v sistem KADRIS 4, lahko z dopolnjeno integracijo zapišemo v plačni program, le ta pa jih uporabi za izdelavo obrazca eNDM.

Več vsebine o aplikaciji oz. informacijskem sistemu KADRIS 4 si in elektronskem bolniškem listu (obrazec eBOL) se obrnite na prodaja@cetrtapot.si.

Lep pozdrav.

Ekipa Četrte poti

Povejte naprej:

l
f
t
Spletno mesto za boljše delovanje uporablja piškotke.
Ti piškotki ne posegajo v vašo zasebnost. Več ...