Kako z digitalizacijo HRM procesov optimizirati delo kadrovske službe?
Pomen in vloga kadrovske službe sta že nekaj časa veliko več od klasičnega opravljanja administrativnih nalog vezanih na delovno pravo in urejanje personalnih map zaposlenih. Njena vloga je vse pomembnejša, kompleksnejša in zahtevnejša, saj je odgovorna in zadolžena za področja, ki so vezana na iskanje novih kompetentnih zaposlenih, spremljanje napredka zaposlenih in spodbujanje k osebni in strokovni rasti na delovnem mestu.
Vir: Pexels
Kadrovska služba se tako spreminja v smer strateškega planiranja in razvoja zaposlenih. Odgovarjati mora na poslovne potrebe podjetja in njegovo rast, slediti inovacijam in podjetju prinašati dodane vrednosti. To delo in odgovornost sta ji naložena poleg ostalih nalog, povezanih z upravljanjem in vzdrževanjem podatkov ter dokumentov, ki jih mora vsak poslovni subjekt zakonsko spremljati in voditi. Dober primer je npr. priprava poročil vezanih na delovne procese za interno in/ali eksterno rabo in neposredna komunikacija z državnimi portali za hitro izmenjavo dokumentov vezanih na delovno zakonodajo. Kadrovske službe, ki imajo vzpostavljen sistem oz. digitalizirane in z državnimi portali integrirane HR procese, so v tej točki v veliki prednosti napram tistim, ki še vedno bijejo bitko s fascikli in ročnim upravljanjem podatkov. Ta prednost se je izkazala za učinkovito predvsem v zadnjem letu, ko smo bili podvrženi nenehnim spremembam na področju delovne zakonodaje.
Kaj vse nam omogoča vzpostavitev HRM sistemov?
Ker večina kadrovikov še vedno porabi 90 % časa za administrativne naloge, je digitalizacija HR procesov ključna. Z uporabo sodobnih digitalnih orodij ali aplikacij so kadrovniki razbremenjeni prekladanja papirjev in urejanja Excelovih tabel. Lahko opustijo pisanje pomembnih datumov in rokov v koledar. Ni jim potrebno biti notranji »nadzorniki« in preverjati ali so se sodelavci registrirali, ko so začeli z delom v pisarni, terenu ali od doma, ali so vnesli potni nalog za službeno pot, ali so prinesli bolniški list, kdaj bodo šli na letni dopust, ali imajo vsi zaposleni ustrezno obračunane nadure ali viške ur, ali je pripravljen plan izobraževanja in letnih razgovorov in še kaj bi se našlo. Zaposleni v kadrovskem oddelku so strokovnjaki, ki naj bi svoj čas primarno namenili delu s kadri.
Kadrovska služba je srce podjetja. Da kadrovski management lahko dela hitro in učinkovito, potrebuje sodoben HRM sistem, ki uporabniku omogoča enostaven način vnašanja, vzdrževanja in upravljanja podatkov o zaposlenih. Ko so ti podatki enkrat vneseni, se jih nato uporablja za različne naloge – od notranjih obravnav in analiz do posredovanja zunanjim državnim inštitucijam. HRM sistem oz. aplikacija poskrbi, da je uporabnik opozorjen, kdaj potečejo pomembni roki in da se naloge porazdelijo na vodje in zaposlene. Kadrovski menedžment kot odgovorna služba poskrbi le, da so dejavnosti pravočasno izpeljane. Produktivnost zaposlenih v kadrovski službi se s tem poveča.
Kakšne sistemske rešitve za optimizacijo dela kadrovske službe lahko najdete na trgu?
Ponudba je vedno odvisna od potreb trga. B2B segment se profilira glede na namen uporabe, velikost podjetja oz. organizacije in število zaposlenih. Četrta pot ima v svojem portfelju več sistemskih rešitev, odvisno od področja uporabe (kadrovski procesi, registracija in evidenca delovnega časa, kontrola dostopa, obračun plač) in števila uporabnikov (koliko zaposlenih bo sistem oz. aplikacijo uporabljalo). Za večje število uporabnikov - nad 200 zaposlenih je priporočljiva investicija v nakup enega ali kombinacije sistemov znotraj skupne platforme KADRIS 4.
Za majhna in srednje velika podjetja - do 200 zaposlenih, pa je priporočljiva naročnina na uporabo naših poslovnih rešitev, ki nastopajo pod blagovno znamko KADRIS 4 Cloud. Gre za naročniške pakete z vnaprej definiranimi rešitvami v oblaku, za katere ni potrebnih vložkov v nakup programske in strojne opreme. Enostavna implementacija s pomočjo razlagalnih video vsebin zaposlenim omogoča lažje spoznavanje in takojšnjo uporabo.
Poleg osnovne kadrovske evidence je na voljo tudi samopostrežni portal za zaposlene in vodje, širši spekter kadrovskih programskih rešitev, kot sta vmesnika eHRS (eVEM) in eBOL za neposredno komunikacijo z državnima portaloma SPOT in ZZZS glede zaposlitvenih M-obrazcev in zajemom elektronskih bolniških listov, načrtovanje in izvedba letnih razgovorov in izobraževanj ter priprava vseh teh podatkov za izračun plače.
Poslovno razmerje temelji na naročniškem modelu uporabe storitev oz. SaaS (Software as a Service). Mesečni strošek se obračuna glede na število aktivnih uporabnikov in vključuje najem prostora na strežniku Četrte poti, vzdrževanje licence za željene module, storitve nadgradnje sistema, varnostno shranjevanje podatkov in varovanje informacij po standardu ISO 27001 in 27018.
Ker za varnost postavitve in infrastrukturo poskrbijo strokovnjaki Četrte poti, se lahko uporabniki posvetijo vsebini in izbiri programskih rešitev potrebnih v hitro spreminjajočem delovnem okolju.
Prednosti kadrovskih in registracijskih rešitev KADRIS 4 Cloud
Optimizacija procesov dela in kadrovske službe
Zaposleni sami dostopajo do svojih podatkov, kar omogoča kadrovski službi, da svoje aktivnosti osredotoči na razvoj kadrov v skladu s strategijo podjetja. Avtomatizirani izpisi in komunikacija prek skupne platforme prihranijo čas in izboljšajo produktivnost med zaposlenimi ne glede na lokacijo dela (pisarna, delo od doma, teren).
Preglednost in kontrola podatkov na enem mestu
Vsi relevantni kadrovski dokumenti, vključno z registracijo in evidenco delovnega časa, so na enotni platformi in na voljo vsem zaposlenim glede na vloge uporabnika (vodja, zaposleni, HR). Množica podatkov se na klik spremeni v grafikone in poročila za interno in/ali eksterno rabo.
Oblačna tehnologija, spletna aplikacija, sodoben GUI
Naročniško razmerje uporabe poslovnih programskih rešitev brez investicij v strežniško infrastrukturo omogoča, da se uporabnik spozna z novo aplikacijo in programskim paketom preko video vsebin in nazornih trikov, kar omogoča hitro in enostavno uvajanje ter takojšnjo uporabo.
Ažurnost in skladnost z zakonodajo in GDPR
Četrta pot ima vse svoje rešitve certificirane po ISO 27001 in ISO 27018, kar zagotavlja najvišjo stopnjo varovanja informacij in hkrati skladne z zakonodajo in njenimi dopolnitvami.
Spletna stran z opisi rešitev KADRIS 4 Cloud je na voljo TUKAJ.
Preberite še
![[HR&M] Kaj prinaša digitalizacija HR funkcije?](/pic/blog/s/1.jpg "[HR&M] Kaj prinaša digitalizacija HR funkcije?")
![[FINANCE IKT] Kako digitalizacija kadrovske funkcije tlakuje pot do agilnega podjetja?](/pic/blog/s/5.jpg "[FINANCE IKT] Kako digitalizacija kadrovske funkcije tlakuje pot do agilnega podjetja?")
![[HR&M] Digitalna orodja pomagajo pri izvajanju poslovne strategije](/pic/blog/s/9.jpg "[HR&M] Digitalna orodja pomagajo pri izvajanju poslovne strategije")