[HR&M] Optimizirajmo delovne procese
HR analitika, ki je podprta s sodobnimi informacijskimi tehnologijami, nam pomaga različne podatke o zaposlenih in rezultatih dela zbirati, shranjevati, povezovati in analizirati na isti platformi. Tako lahko postavimo prave ljudi na prava mesta ter s tem optimiziramo delovne procese in učinkovitost podjetja.
![[HR&M] Optimizirajmo delovne procese](/pic/blog/m/43.jpg "[HR&M] Optimizirajmo delovne procese")
Vir: Freepik
Kadrovska služba in vodilni v podjetjih se srečujejo z množico podatkov in informacij, ki se včasih enostavno izgubijo in jih ne morejo vključiti v razvoj podjetja. Včasih so informacije razdrobljene, hranijo se v različnih oddelkih in jih ni mogoče med seboj tako povezovati, da bi nam pomagale sprejeti pravilne odločitve za spremembe. HR analitika, ki je podprta s sodobnimi informacijskimi tehnologijami, nam pomaga podatke o zaposlenih in rezultatih dela zbirati, shranjevati, povezovati in analizirati na isti platformi. Tako lahko postavimo prave ljudi na prava mesta ter s tem optimiziramo delovne procese in učinkovitost podjetja.
Kaj je HR analitika in kako nam pomaga?
Analitika delovne sile, analitika ljudi oz. talentov imenujemo postopek zbiranja in pregledovanja, razčlenitve, urejanja, obdelave in primerjave podatkov o človeških virih. To je hkrati analitika podatkov o zaposlenih, ki so odšli iz delovne organizacije, vzrokih za njihov odhod, trenutno zaposlenih in hkrati analiza podatkov o razmerah in potrebah v delovni organizaciji. HR analiza zajema tudi specifične podatke o delovnih mestih, ocenah tveganja, zahtevanih veščinah in kompetencah za posamezno delovno mesto. Z dobro HR analitiko vseh podatkov lahko močno izboljšamo delovno uspešnost organizacije.
HR analitika predvideva kadrovske potrebe, išče najboljše talente, zmanjšuje nevarnosti in tveganja, povečuje zadovoljstvo zaposlenih in zmanjšuje dejavnike, zaradi katerih so v preteklosti mnogi zapustili podjetje.
V podjetju je zbranih in shranjenih mnogo podatkov o delovnih mestih, zaposlenih in bivših zaposlenih. Ti podatki so običajno razdrobljeni v različnih oblikah in na različnih nosilcih (tabele v excelu, papirnati zapisi v mapah), hkrati se hranijo v različnih oddelkih podjetja (v kadrovski službi, pri varnostnem inženirju, delovodji). Podatki o bivših zaposlenih pa se pogosto enostavno izbrišejo, ne da bi naredili analizo, koliko je bil neki kader vreden in kakšni so vzorci oz. trendi, zakaj so nekateri odšli iz podjetja.
Sodobne IT-rešitve za izvedbo HR analize najprej omogočajo zbiranje in urejanje vseh željenih podatkov na enem mestu. Tako so podatki vedno dosegljivi in ob dobri analizi lahko koristijo pri racionalnih (smotrnih) in objektivnih odločitvah, ki so pomembne za uspešno prihodnost podjetja.
HR analitika omogoča prepoznavanje potrebe po ustreznih talentih za učinkovito delovanje podjetja. Na temelju te analize IT rešitev ponudi izbor najprimernejših talentov, ki jih že imate v podjetju. Tako jih lahko prerazporedite na ustreznejše delovno mesto, kjer bodo v polnosti izkoriščeni glede na kompetence, ki jih imajo. Če v podjetju nimate ustreznega kadra oziroma ga ne morete pogrešiti na delovnem mestu, kjer je sedaj, oziroma ne najdete ustrezne notranje zamenjave, je že pripravljen vzorec razpisa za novo delovno mesto. HR analitika predloži celoten postopek razpisa, izbire pravega kandidata, vključitev v delovno organizacijo in celoten postopek vpeljevanja v samostojno delo. Nič ni prepuščeno trenutnemu razpoloženju in nekompetentnim ljudem. Zelo natančno lahko predvidite stroške, ki jih boste imeli z zaposlitvijo novega delavca, dokler zaposleni ne doseže polne produktivnosti. S HR analitiko lahko z veliko verjetnostjo predvidite, kateri od zaposlenih bo najverjetneje v kratkem času zapustil kolektiv.
S pomočjo dobre HR analitike zelo hitro ugotovimo, kdaj se določen kader splača poiskati znotraj delovne organizacije, kdaj ga je vredno najeti v za to specializiranem podjetju in kdaj ga je dobro zaposliti.
Primeri v kadrovski analitiki
Fluktuacija
Odhod dobrega talenta je lahko za podjetje zelo stresen dogodek. Dobre talente je zelo težko dobiti, zato vsako podjetje želi zadržati dobre delavce. Ko se zgodi odhod kateregakoli delavca, je nujno treba narediti analizo podatkov o njem, njegovem odnosu do dela, nadrejenih in sodelavcev. Ko pri različnih delavcih primerjamo podatke o delu in odhodu, verjetno najdemo kakšen skupen razlog oz. trend, zakaj so odšli. Primerjava teh podatkov s podatki o zaposlenih nam pomaga predvideti, kateri delavci bodo verjetno še želeli oditi. HR analitika vodilne v podjetju opozori na stopnjo še sprejemljive fluktuacije oz. nevarnost prevelikih stroškov, ki jih ta povzroča. S pravočasno reakcijo in odpravo negativnih razlogov lahko zadržimo dobre talente. S HR analitiko lahko ugotavljamo delovno kulturo v podjetju.
Zaposlovanje
Podjetje išče talente, ki imajo poleg ustrezne izobrazbe in zadostnih veščin tudi osebnostne lastnosti, ki se ujemajo z delovno kulturo v organizaciji. HR analitika iz zbranih podatkov s pomočjo za to prilagojenih vprašalnikov izpostavi najustreznejše kadre.
Samo zbiranje in prebiranje stotin življenjepisov nam lahko prikaže nerealno osebnostno podobo mnogih kandidatov. V življenjepisu so lahko stvari rahlo prirejene. Prebiranje dokumentacije nam vzame veliko časa in zahteva izredno pozornost, da kaj bistvenega ne spregledamo oz. nas kakšni zavajajoči podatki ne speljejo k napačni odločitvi. Posebej za ocenjevanje osebnostnih lastnosti in veščin prilagojeni psihometrični testi, ki se jih kandidati udeležijo, nezmotljivo pokažejo pravo podobo talenta. Tako zbrane podatki nato vnesemo v tehnološko sodobno IT rešitev in aplikacija sama izpostavi najustreznejše kandidate. Z dobro tehnologijo HR analitike se izognemo pristranskostim pri izbiri. Dobili boste najboljše talente za vaša delovna mesta.
Premestitve delavcev znotraj delovne organizacije
Z dobro HR analitiko lahko spremljate razvoj posameznih kadrov, njihovo rast ali slabljenje. Kateri od delavcev se z vključitvijo v podjetje, dodatnim izobraževanjem in aktivnim pristopom k izboljšanju delovnega procesa hitro razvije, da lahko sprejme zahtevnejše naloge? Nasprotno pa lahko kdo zaradi osebnostnega nazadovanja ali negativnih vplivov delovnega ali zunanjega okolja tako nazaduje, da ga je treba čim prej premestiti na drugo delovno mesto ali celo razmišljati o odpustu iz podjetja. V številnih podjetjih je to tako zapleten postopek, da se ga vodilni enostavno ne upajo lotiti. Pri tem je v neizmerno pomoč sodobna HR analitika. Sprotno spremljanje delavcev na letnih pogovorih in beleženje vplivov na kulturo v podjetju, spremljanje rezultatov dela vam omogočajo rešitev neprijetnih situacij. Ob tem so vam v veliko pomoč že prej omenjeni psihometrični testi, ki bi jih zaposleni morali opravljati vsaj enkrat v petletnem obdobju. Takšno testiranje je za zaposlene močna stimulacija, da ustvarjajo prijazno delovno kulturo in se trudijo za čim boljše rezultate. Takšno testiranje tudi delavcem pomaga k samoopazovanju in samospoznanju. Ob objektivnih rezultatih testa se nihče ne more sklicevati na pristranskost nadrejenih in zavist sodelavcev.
HR analiza delovnega mesta
HR analiza delovnega mesta z opisom zahtevanih znanj in veščin vam omogoča, da se izognete nepotrebnim varnostnim tveganjem. Zaposlenega na delovnem mestu HR analiza v njegovi personalni mapi opozori na varnostna tveganja, predpisano opremo in zaščitna sredstva.
Za opisano delovno mesto poišče najustreznejše kadre, ki jih že imate v delovni organizaciji, ali med kandidati, ki se prijavijo na razpis za prosto delovno mesto. Pomaga izbrati tistega, ki je najustreznejši. Ko je neko delovno mesto zasedeno, vas HR analitika opomni, kdaj morate delavca poslati na zdravniški pregled, dodatno izobraževanje in podaljšanje certifikatov, ki so potrebni za opravljanje dela.
Absentizem
HR analitika zajema tudi merjenje in obdelavo odsotnosti. Upoštevati je treba celodnevne odsotnosti zaradi zdravstvenih razlogov in kratkotrajne odsotnosti zaradi zamud, izhodov, motenja sodelavcev, nedela na delovnem mestu ali slabo opravljenega dela zaradi premajhne zavzetosti ali nesposobnosti. Teh dejavnikov se običajno brez sodobnih HR analiz ne meri, a močno vplivajo na delovno kulturo in uspešnost podjetja.
Prezentizem
Nekateri delavci so prisotni na delovnem mestu kljub slabemu počutju in bolezni. Raziskave kažejo, da ima prezentizem dolgoročno do 50 % več vpliva na izgubo produktivnosti kot absentizem. Vpliva na storilnost, učinkovitost, kvaliteto opravljenega dela in poveča tveganje za poškodbe. Posledica prezentizma je izgorelost, ki vodi v daljše odsotnosti z dela.
HR analitika opozori na primere prezentizma in pomaga vodjem podjetja preprečiti veliko škodo, ki bi zaradi tega nastala.
Prednosti HR analitike
Iz zapisanega lahko spoznamo številne prednosti, ki jih HR analitika prinaša. Na kratko povzemimo in izpostavimo, čemu se lahko z uporabo HR analitike izognemo in kaj lahko pričakujemo.
- Prihodnost podjetja je utemeljena na podatkih, ne na intuiciji in ugibanjih.
- Izboljšamo lahko delovno kulturo in klimo, kar poveča pripadnost podjetju in s tem manjša fluktuacijo.
- Zavzetost zaposlenih se poveča, s tem se izboljšuje sodelovanje s sodelavci in uporabniki produktov.
- Zaposlovanje je mogoče bolj prilagoditi dejanskim potrebam.
- Na podlagi statistično podprtih raziskav lahko uvidimo, da številna podjetja, ki uporabljajo tehnološko napredno HR analitiko, močno izboljšajo svojo uspešnost.
Težave HR analitike
Sistematsko zbiranje ustreznih podatkov in HR analitika sta v mnogih podjetjih še zelo oddaljena.
- Primanjkuje jim zavedanja o uporabnosti sistematičnega zbiranja podatkov, njihove analize in uporabe v delovnih procesih.
- Pomanjkanje ustreznega kadra znotraj podjetja, ki bi uvedla HR analitiko, mnoge odvrne od začetka tega procesa.
- Tudi HR analitika nekaj stane, zato je pri mnogih vodilnih pomislek o učinku vloženega denarja. Vložek se jim ne zdi upravičen.
- Nepovezanost različnih oddelkov v podjetjih oteži zbiranje in primerjavo podatkov.
- Podjetja večinoma še nimajo ustrezne programske opreme za zbiranje, analiziranje, ovrednotenje in sporočanje podatkov, da bi jih lahko učinkovito uporabili.
- V mnogih podjetjih imajo tudi druge pomisleke, da bi zbirali podatke in jih uporabili za odločanje. Zlasti nekateri vodilni se bojijo, da bodo morali svoj položaj braniti in zagovarjati.
Zakaj izbrati KADRIS 4 za HR analizo?
Naša rešitev vam omogoča smiselno povezavo različnih podatkov, ki jih zberete o zaposlenih in njihovem delu.
To so kadrovski podatki, evidenca prisotnosti in odsotnosti na delovnem mestu, podatki o plačah podatki in informacije, pridobljene na letnih pogovorih, usposabljanjih, izobraževanjih, pri presoji kompetenc, ocenjevanju redne delovne uspešnosti in drugje.
Do podatkov lahko dostopate na različnih napravah, računalnikih in tablicah ali telefonih.
Podatki so vam na voljo v obliki tabel, grafikonov, za pomembne dogodke pa z opomniki po e-pošti ali v kadrovskem koledarju.
S pomočjo naše rešitve in naših strokovnjakov iz vaših podatkov lahko optimiziramo razporeditev pravih oseb na prava mesta in priporočimo konkretne dejavnosti, ki bodo močno izboljšale poslovanje vašega podjetja.
Članek je iz revije HR&M, št. 33, april/maj 2021, letnik 7.
Pdf oblika članka se nahaja TUKAJ.
Preberite še
![[HR&M] Kaj prinaša digitalizacija HR funkcije?](/pic/blog/s/1.jpg "[HR&M] Kaj prinaša digitalizacija HR funkcije?")
![[HR&M] Digitalna orodja pomagajo pri izvajanju poslovne strategije](/pic/blog/s/9.jpg "[HR&M] Digitalna orodja pomagajo pri izvajanju poslovne strategije")
![[HR&M] Strateški vidiki kadrovske službe](/pic/blog/s/28.jpg "[HR&M] Strateški vidiki kadrovske službe")