[HR&M] Agilni HR
Agilni HR pomeni, da kadrovska služba stremi k animaciji zaposlenih za polnomočno sodelovanje pri hitrih odzivih na spremembe trga in zahteve strank. Tako se podjetje lahko prilagaja in odziva na nenehne spremembe, da bi bili uspešni v nenehno spreminjajočem se okolju, kar je konec koncev postala nova normalnost.
![[HR&M] Agilni HR](/pic/blog/m/47.jpg "[HR&M] Agilni HR")
Vir: Freepik
Beseda agilnost (agilen) pomeni spretnost, hitro in učinkovito odzivnost na nove izzive in spremenjene razmere, prilagodljivost. Pri poslovnem sodelovanju agilnost pomeni tudi inovativnost in fleksibilnost v razmišljanju, sprejemanju idej in odzivnosti na nove zahteve. Po pomenu je besedi agilnost zelo blizu ažurnost.
V prispevku bom razmišljala o agilnem pristopu k računalniškemu programiranju (v IT so spremembe najhitrejše), načinu vodenja podjetja in upravljanju s človeškimi viri.
Agilne metode
Agilne metode razvoja programske opreme (v začetku tudi lahke metode oz. lightweight) so nastale že pred tremi desetletji in pol. Pred 20 leti so se programski inženirji sestali in ustvarili manifest agilnih metodologij principov in postopkov dela. Agilne metode so usmerjene k ljudem in ne k procesom. Zaradi hitre prilagodljivosti so učinkovitejše in prijaznejše do strank in zaposlenih. Za zagotavljanje vrednot agilnega pristopa so sprejeli 12 principov delovanja, ki pomagajo k fleksibilnosti delovanja.
- Najvišja prioriteta je zadovoljstvo stranke, ki bo uporabljala programsko opremo.
- Sprejemajo spremembe zahtev celo v poznih fazah razvoja programske opreme. To je ena od konkurenčnih prednosti.
- Programsko opremo hitro posodabljajo in pogosto izdajajo nove verzije.
- Razvijalci in stranke dnevno sodelujejo.
- S sodelovanjem zelo motivirajo stranke, ko jim ob zadostni podpori pomagajo, da bo delo kakovostno in pravočasno opravljeno.
- Razvojna ekipa se mora v živo pogovarjati in si izmenjati potrebne informacije.
- Vsa programska oprema mora delovati, zato je potrebno zadostno testiranje in odpravljanje napak.
- Agilni procesi so tako naravnani, da so tako razvijalci kot stranke sposobni vzdržati dolgotrajni konstantni tempo sodelovanja.
- Nenehno je treba težiti k dobremu načrtovanju in odličnosti.
- Celotna ekipa venomer pazi, da ne prihaja do kopičenja nepotrebnega dela.
- Najboljše rezultate dosegajo tiste delovne ekipe, ki se samoorganizirajo. To so ljudje, ki se med seboj dopolnjujejo.
- Delovna ekipa mora preverjati svoje delovanje in iskati načine za večjo učinkovitost ob rednem prilagajanju svojega delovanja.
Ta načela in principe agilnega delovanja lahko prenesemo v organiziranost, komunikacijo, vključevanje posameznikov in potreb strank pri slehernem načrtovanju ter delovanju skupin in organizacij. S pravilnimi agilnimi pristopom pri iskanju funkcionalnih rešitev dosežemo zadovoljstvo strank, saj te nimajo občutka, da so talci togih birokratskih procesov in planskih rešitev, ampak čutijo življenjsko dinamiko, ki z nenehnim prilagajanjem trenutni situaciji išče hitre in najboljše rešitve.
Agilne metode v organizacijah
Večina direktorjev si želi agilne, vitke in fleksibilne delovne organizacije. Nihče noče biti okoren in okostenel. Žal pa se v praksi zaplete, ker agilnost pomeni tudi zaupanje in odprtost. V mnogih organizacijah tako v gospodarstvu kot javnem sektorju tradicionalni način menedžmenta temelji na strogi hierarhiji. Motivacija posameznikov deluje po principu palice in korenčka. Mnogi menedžerji imajo občutek, da jim tradicionalni način vodenja omogoča nadzor. Pri agilnem načinu vodenja sta potrebni popolna transparentnost in zaupanje zaposlenim.
Vloga menedžerjev v agilni organizaciji ni ukazovati in nadzorovati, temveč ustvariti delovno okolje, v katerem bodo zaposleni lahko prevzeli odgovornost in razvijali kompetence. Komunikacija ne poteka le horizontalno od direktorja navzdol in v obliki poročil od izvajalcev navzgor, ampak v vseh smereh v samoorganiziranih ekipah in med posameznimi ekipami in strankami oz. trgom, ki je uporabnik produktov. Predvsem povezanost, komunikacija in upoštevanje strank so bistvenega pomena za uspešnost projektov. Agilnost ni le uporaba nekaterih metod in orodij prilagodljivosti, ampak je kultura podjetja in miselnost, ki ji mora menedžment popolnoma zaupati in se ji prepustiti. Delna agilnost lahko privede v večje težave in kaos kot tradicionalen način vodenja. Popolna agilnost, ki temelji na odgovornosti, transparentnosti in zaupanju, je prihodnost močnih podjetij.
Agilno vodenje projektov pomeni, da se člani samoorganizirane ekipe ne počutijo kot najeti, podrejeni zaposleni, ampak se kot pravi nosilni subjekti projekta. To poveča njihovi delovno zavzetost in odgovornost. Delajo kot lastniki projekta. V varnem okolju, ki ga ustvarja agilni pristop, se ne bojijo narediti napake, so ustvarjalnejši in bolj inovativni. Poudarek je na medsebojni komunikaciji in povratnih informacijah.
Velika prednost in celo nujnost agilnih metod menedžmenta se je pokazala prav v času nestabilnega poslovnega okolja ob pandemiji covida-19. V tej nepredvidljivosti in nestabilnosti lahko preživijo le najprilagodljivejši, najhitreje odzivni na spremembe. Dolgoročno planiranje ni več mogoče. Nujno je zmanjšanje birokracije in skrajšanje časa med začetno idejo in končnim izdelkom. Končni izdelek se v krajših obdobjih posodablja in izboljšuje. Naročnik oz. trg je ves čas v tesnem sodelovanju z razvojno ekipo in skupaj, na eni strani z zahtevami in na drugi strani z možnostmi oblikujeta končni izdelek. Če bi želeli, da je končni izdelek idealen, ga zelo dolgo ne bi mogli posredovati trgu. Zahteve trga oz. naročnika se tako hitro spreminjajo, zato jim lahko sledi le zelo agilno podjetje. Pomembna je tudi dobra vzdržljivost podjetja, ki omogoča dolgotrajno neprestano serijo sprememb. Žal se organizacijam, ki ne bodo zmogle poslovati po agilnih metodah, ne piše nič dobrega.
Kako uspešno vključiti/uvesti agilni način dela?
Narediti kulturni premik v načinu, ne le vsebini razmišljanja, je za mnoge menedžerje zelo zahtevna naloga. Za to je potrebno celovito usposabljanje ne le nekaterih direktorjev, ampak celotnega kolektiva. Ta se bo povezal v samoorganizirane time in sprejel odgovornost za svoje delo. Ni neposrednih receptov za ustvarjanje agilne kulture v podjetju. Vsako podjetje ima specifične zaposlene, posebno preteklost upravljanja in sodelovanja, specifične medsebojne odnose in zmožnosti napredka. Vendar je o premiku od klasičnega vodenja podjetja k agilnemu pristopu treba razmišljati, iskati možnosti izobraževanja in neposrednega delovanja.
Pri tem so pomembna naslednja področja.
1. Sposobnost spreminjanja
Ta je ključnega pomena za uvajanje novih agilnih pristopov. Nekje bo novi pristop uporaba nove komunikacijske tehnologije. To so orodja za videokonference, uporaba spletnih tečajev in webinarjev ipd. Zlasti v času pandemije covida-19 je klasično usposabljanje postalo nemogoče. Ob tem smo spoznali, da so različni spletni tečaji cenejši in bolj praktični. Sami lahko izbiramo čas učenja, intenzivnost in možnosti ponavljanja.
Drugje bo sprememba, da se bodo iskreno pogovorili o sedanjem stanju v podjetju ter opredelili pozitivne prakse in pomanjkljivosti, ki ovirajo agilno vodenje.
Agilnost pomeni sposobnost prilagajanja spremenjenim razmeram in ključnega pomena pri tem je sposobnost spreminjati načine dela in vodenja podjetij.
2. Spretnost poslušanja
Največja nevarnost za spremembe je nezmožnost poslušanja. Tisti, ki misli, da vse ve in ima vse prav in pod nadzorom, ne more sprejeti agilnega vodenja družbe. Če niste pripravljeni resno sprejeti znanja, sposobnosti, zavzetosti, pridnosti in odgovornosti svojih sodelavcev, potem boste zelo težko vpeljali kakršnekoli spremembe in se približali novi kulturi.
3. Komunikacijske sposobnosti
V klasičnem pristopu vodenja podjetja komunikacija poteka zgolj vertikalno. Podrejeni se počutijo nepomembne, zato je njihova edina motivacija plača. Pri agilnem načinu vodenja mora komunikacija dnevno obstajati v timu samem, med timi in s strankami. Biti blizu in sooblikovati informacije pomeni biti soustvarjalec prihodnosti in produkta. Nihče noče biti le izdelovalec. Soustvarjalec ob delu razmišlja in čuti, da so njegove inovacije dobrodošle.
4. Sodelovanje
Agilni način vodenja podjetja in upravljanja s človeškimi viri zahteva veliko mero zaupanja in sodelovanja. Vertikalno dajanje nalog in zahteve po poročanju se morajo razviti v stalen pogovor, delitev in sprejemanje znanja s kolegi v timu in trgom oz. strankami.
5. Nenehno učenje
Potrebe strank oz. trga se nenehno spreminjajo. Ni dovolj le raziskovati trg, pomembno je nenehno učenje, ne le tehnologij, ampak tudi načina vodenja in sodelovanja. Le agilna, to je hitro prilagodljiva podjetja, bodo kos novim izzivom. Timi z okorelo miselnostjo in delovanjem lahko le opazujejo svoj zaton. Podjetje, ki ne namenja dovolj časa in sredstev za celovito izobraževanje vseh zaposlenih, ne bo dolgo konkuriralo na trgu. Le zaposleni, ki delujejo v spodbudnem okolju, bodo motivirani in odgovorni.
Kaj pa je agilni HR?
Agilni HR je sposobnost prilagajanja in odzivanja na nenehne spremembe, da bi bili uspešni v nenehno spreminjajočem se okolju. K temu morajo stremeti predvsem v kadrovski službi, da bi animirali vse zaposlene za polnomočno sodelovanje pri hitrih odzivih na spremembe trga in zahteve strank. Spremembe v razmišljanju v kolektivu se ne zgodijo z danes na jutri. Z vztrajnostjo in majhnimi koraki pa je mogoče narediti velike spremembe. Žal je pogosto največja težava prav pri tradicionalnih glavnih vodjih, pri tistih, od katerih je največ odvisno in ki bi morali prvi poganjati kolo napredka k agilnemu vodenju podjetij.
Kaj pomeni biti agilen v kadrovski službi?
Kadrovska služba naj v središče svojega dela postavlja več kot le zapolnitev delovnih mest, da lahko tečejo delovni procesi. Osredotoči naj se na medsebojne odnose in ustvarjanje ekip, ki bodo delovale samostojno in odgovorno. Pomembno je vzpostavljati pozitivno delovno kulturo, kjer se bodo zaposleni počutili upoštevane in spoštovane. S tem se pospešujeta inovativnost in notranja motivacija.
Kadrovska služba močno vpliva na naravnanost organizacije, saj deluje tako, da delovni procesi podpirajo ali ovirajo prehod na agilni pristop (razvoj vodstva, upravljanje sprememb, upravljanje uspešnosti, razvoj organizacije, angažiranost zaposlenih, usposabljanje in razvoj ljudi, plačila, zaposlovanje). Zato bi morala ta prehod ne le podpreti, temveč bi ga morala spodbuditi, začeti sistematično uvajati in razvijati.
V nadaljevanju je opisanih nekaj primerov tradicionalnega HR in agilnega pristopa v kadrovski službi, povzeto po Kelly (2016).
|
Tradicionalni pristop |
Agilni pristop |
|
Zaposleni, ki na svojem delovnem mestu ne dosega pričakovanih rezultatov ali se mora usposobiti za novo delovno mesto, mora na usposabljanje, da doseže določeno raven usposobljenosti in učinkovitosti. |
Zaposlenim je omogočeno stalno učno okolje in možnost, da se učijo neodvisno od posebnega cilja, povezanega z delom. |
|
Nove sodelavce začnejo iskati, ko je delovno mesto sistemizirano. Ko se najde najboljši kandidat, je postopek pridobivanja talentov zaključen. |
Iskanje talentov je stalen proces. Organizacije vlagajo v svojo blagovno znamko in gojijo odnose s talenti po različnih kanalih. |
|
Tako upravljanje s talenti kot njihova vrednotenje in razvoj so pod nadzorom in v lasti HR. |
Dostop do informacij je pregleden in dostopen. HR zagotavlja upravljanje talentov, zaposlenim pa omogoča, da prevzamejo odgovornost in skrb za svoj razvoj. Zaposleni so aktivno udeleženi v procesih pridobivanja, vrednotenja in razvoja talentov. |
|
V kompleksnem sistemu so delovna mesta ločeni elementi. Zahteve na delovnem mestu so povezane s posebnimi nalogami. |
Enotno poslanstvo in vrednote – vsa delovna mesta neposredno podpirajo poslanstvo in vrednote podjetja. Zaposleni razumejo, kako njihova uspešnost na delovnem mestu podpira elemente organizacijske kulture. |
|
Raziskujejo sisteme/orodja za delo v HR. Ko se ti uvedejo, se jih uporablja več let, brez sprememb in prilagoditev. |
Pobude se najprej preverijo v pilotskih skupinah, ki podajo povratne informacije. Na podlagi teh katerih se prepozna potrebo po razširitvi, spremembi ali celo opustitvi pobude. |
|
Kadrovska funkcija je osredotočena na vodenje evidenc in dokumentacije – administrativno funkcijo. Beleži zapise o uspešnosti, spremlja napredek in zapisuje težave. Uspešnost HR se meri v popolnosti dokumentacije. |
HR je kot sistem sodelovanja. Služba je osredotočena na vključevanje zaposlenih za povečanje samomotivacije in spodbuja sodelovanje. Uspeh kadrovske službe se meri po uspešnosti zadrževanja in zadovoljstva zaposlenih, inovativnosti, zaupanju in ustvarjanju dobrega imena organizacije. |
Prilagoditi se je treba predvsem zaposlenim in vplivati na njihovo spremembo miselnosti.
Agilnost je treba živeti, ne le poznati teorije in primere dobre prakse. Pa srečno!
Viri:
- Kelly, C.(april 2016). What is Agile HR? And is it right for you?. Pridobljeno 10. 9. 2021 na https://resources.hrsg.ca/blog/what-is-agile-hr-and-is-it-right-for-you.
- Bartovska, K. (junij 2020). Agilně v HR. Co to vlastně znamená? Pridobljeno na https://www.linkedin.com/pulse/agiln%C4%9B-v-hr-co-vlastn%C4%9B-znamen%C3%A1-kamila-bartovska/?originalSubdomain=cz.
- Gillam, M (september 2020). 7 Characteristics of Agile People and Organizations. Pridobljeno 10. 9. 2021 na https://trainingindustry.com/articles/professional-development/7-characteristics-of-agile-people-and-organizations/
Članek je iz revije HR&M, št. 35, javgust/september 2021, letnik 9.
Preberite še
![[HR&M] Kaj prinaša digitalizacija HR funkcije?](/pic/blog/s/1.jpg "[HR&M] Kaj prinaša digitalizacija HR funkcije?")
![[FINANCE IKT] Kako digitalizacija kadrovske funkcije tlakuje pot do agilnega podjetja?](/pic/blog/s/5.jpg "[FINANCE IKT] Kako digitalizacija kadrovske funkcije tlakuje pot do agilnega podjetja?")
![[HR&M] Digitalna orodja pomagajo pri izvajanju poslovne strategije](/pic/blog/s/9.jpg "[HR&M] Digitalna orodja pomagajo pri izvajanju poslovne strategije")