[FINANCE IKT] Nov val digitalizacije upravljanja delovnega časa in človeških virov
Epidemija COVID-19 je v številnih podjetjih pospešila prehod na digitalno poslovanje. Ker organizacije postajajo vse bolj digitalne, se morajo izvršni voditelji najprej osredotočiti na tista področja, kjer so potrebne takojšnje digitalne naložbe.
![[FINANCE IKT] Nov val digitalizacije upravljanja delovnega časa in človeških virov](/pic/blog/m/38.jpg "[FINANCE IKT] Nov val digitalizacije upravljanja delovnega časa in človeških virov")
Slika: Informacijski sistem KADRIS 4 in mobilna aplikacija KADRIS 4M
Analitsko podjetje Gartner v svoji raziskavi, objavljeni septembra 2020, podjetjem svetuje, da naložbe v digitalizacijo poslovanja glede na prednost razvrstijo na pet področij. Pet področij, ki jih našteva Gartner, lahko primerjamo kar s petpasovno avtocesto.
Na prvem pasu so naložbe, ki jih je treba izpeljati najhitreje, na zadnjem pa tiste, ki jih je treba tudi opustiti – gre torej za neke vrste odstavni pas. Poglejmo, kako je Gartner poimenoval pasove.
Hitri pas: sem sodi digitalizacija delovnih mest in organizacije dela, kar so podjetja izvedla ali nadgradila med prvim zaprtjem. Delo od doma, digitalne interakcije s strankami in oddaljene operacije so nove oblike dela, ki bodo verjetno ostale tudi v prihodnosti.
Pas za rast: ta kriza nas je naučila, da priložnosti za rast temeljijo na digitalnih spremembah. Porabniki so se še bolj preselili splet in so bolj pripravljeni uporabljati in plačevati digitalne storitve.
Pas za popravilo: nekateri segmenti gospodarstva so se izkazali za ranljive zaradi znatnega povečanja ali zmanjšanja povpraševanja, nekatere funkcije v podjetjih so se izkazale za odvečne ali napihnjene, dobavne verige so razpadle in podobno. Procesi so torej pokvarjeni, popravimo oziroma prilagodimo novim razmeram pa jih lahko z naložbami v digitalno preobrazbo.
Počasni pas: digitalne projekte, ki so bili v načrtih pred pandemijo, je treba nadaljevati z enako ali celo manjšo hitrostjo, da se naredi prostor za nujnejše zadeve.
Izhod: naložbe v segmente ali procese, ki niso nujni, je treba ustaviti, da se sprostijo naložbe in viri za pomembnejše.
Četrta pot izbrala rast
Kranjsko podjetje Četrta pot transformira in digitalizira poslovne procese v slovenskih podjetjih že 30 let. Po finančni krizi v letu 2010 so tudi sami šli skozi proces preobrazbe in se odločili za strategijo rasti. Izguba enega segmenta uporabnikov jim je odprla vrata v novega. Tako jim je uspelo z znanjem in strokovnostjo nadgraditi oziroma razširiti procese upravljanja delovnega časa v širši kadrovski sistem, ki na enotni platformi digitalizira upravljanje in razporejanje delovnega časa, delo pri projektih, kadrovske procese, obračunavanje dela in nagrajevanja v plačah ter opremo s sistemom za kontrolo dostopa. To se je v letošnji krizi pokazalo za precej uspešno potezo.
Velike obremenitve za kadrovske oddelke
Od marca se delodajalci na področju upravljanja človeških virov soočajo z zelo veliko dinamiko sprememb. Organizirati, upravljati in spremljati morajo delo zaposlenih od doma, odrediti začasno čakanje na delo, se ukvarjati z nadurami ali presežki ur, prerazporejati delovni čas, urejati bolniške odsotnosti, karantenske odločbe, uvajati skrajšan polni delovni čas in nadomestila za nove vrste odsotnosti glede na trenutno veljaven protikoronski ukrep. Vse to pomeni veliko obremenitev za ljudi in oddelke, ki skrbijo za upravljanje človeških virov in ki morajo na koncu meseca pravilno obračunati plače. V veliki prednosti so tisti, ki se lahko pri teh opravilih zanesejo na kakovosten kadrovski informacijski sistem, sposoben slediti vsem spremembam, ki se v zadnjih mesecih dogajajo praktično čez noč.
Rešitev je dober kadrovski informacijski sistem
Dober IT-sistem za evidenco delovnega časa, urejanje odsotnosti, obračun plač in poročilni sistem o gibanju evidence in stroškov dela pomaga nepregledno množico informacij spremeniti v grafikone. Z njihovo pomočjo vodstvo podjetja lažje spremlja evidenco in stroške dela ter sprejema prave odločitve, ki ohranjajo delovna mesta in hkrati omogočajo, da je poslovanje optimalno. V Četrti poti so svoj kadrovski informacijski sistem KADRIS 4 ažurno prilagajali vsem protikoronskim ukrepom in vanj sproti vnašali funkcionalnosti, ki so omogočale spremljanje dela in odsotnosti ter obračunavanje plač v skladu s hitro spreminjajočimi se razmerami in predpisi.
Upravljanje delovnega časa prek telefona
Dopolnili so tudi aplikacijo KADRIS 4M, ki omogoča mobilno upravljanje delovnega časa. Zaposleni lahko prek pametnega telefona registrirajo prihode in odhode – tako pri delu od doma kot v podjetju ali na terenu. Uporabniki lahko na ta način tudi pošiljajo vloge za vse vrste odsotnosti, vodjem pa aplikacija omogoča hitro in enostavno beleženje delovnega časa, odsotnosti in prisotnosti zaposlenih ter odgovarjanje na prispele vloge. Glavna dodana vrednost mobilne aplikacije v primerjavi s spletno je v tem, da omogoča zaposlenemu predogled, v kateri razpored ali urnik je razporejen. Poleg evidence dela omogoča tudi brezkontaktno odpiranje vrat in prehode med prostori z beleženjem dogodkov. Trenutno se ukvarjajo z razvojem najbolj zaželenih kadrovskih in registracijskih modulov v obliki paketnih oblačnih rešitev. Na voljo bodo spomladi 2021 in bodo cenovno najbolj primerna za podjetja do 200 zaposlenih.
Članek je bil objavljen 18.11.2020 v tiskani ediciji priloge IKT časopisa Finance.
Preberite še
![[ADMA] Tehnologija je naša prijateljica in ne sovražnica](/pic/blog/s/36.jpg "[ADMA] Tehnologija je naša prijateljica in ne sovražnica")
![[HR&M] Oblike dela v prihodnosti](/pic/blog/s/41.jpg "[HR&M] Oblike dela v prihodnosti")