[ADMA] Tehnologija je naša prijateljica in ne sovražnica

Si predstavljate nakupovanje blaga kot so bela tehnika, avtomobili, parfumi ali storitev, kot so evidenca in obračun dela zaposlenih doma, prerazporejanje zaposlenih glede na karantene, refundacije za čakanje na delo ali skrajšani polni delovni čas, etc. brez digitalne tehnologije? Odgovor nam je znan, mar ne :-)?

Source: Freepik

Kako jo izkoristiti sebi v prid?

Prijatelji so nam v oporo in pomoč. Sovražnik je nevaren, bojimo se ga, ker nam lahko škoduje. Pogosto se nam zdijo nekatere stvari in še bolj tehnologije sovražne in se jih bojimo, ker jih ne poznamo. Zdijo se nam prezapletene za uporabo, zato se jih izogibamo. Kako udomačiti tehnologije, da bodo postale naše prijateljice in zaveznice?

Tehnologíja (starogrško τεχνολογία: tehnología < τέχνη: téhnē – umetnost, spretnost, veščina + λογος: logos – beseda, računanje + pripona ια: ia) je ali veda o načinih izdelovanja česarkoli ali skupek takih postopkov od začetnega do končnega stanja. Na svetu ni izdelka, ki bi nastal brez tehnologije. Obstajajo denimo tehnologija obdelav materialov, tehnologija materiala, kemijska tehnologija, gradbena tehnologija, biotehnologija, informacijska tehnologija, nanotehnologija ipd.

Vloga znanosti je svet raziskovati in razlagati, vloga tehnologije je svet spreminjati. Glavna naloga tehnologije je optimizirati produktivnost, da bi proizvajali več.

Razvoj tehnologij je v zadnjih desetletjih bliskovit. Raste vzporedno z znanostjo. Za nekatere ljudi sta hitrost in novost razvoja tehnologij zastrašujoči. Bojijo se vedno novega načina dela. Strah pred neznanim nekatere blokira, da raje uporabljajo stare, preverjene in do sedaj učinkovite tehnologije. Vsak strah pred novimi tehnologijami in s tem okostenelost pa resno ogrožata obstoj v poslovnem življenju in na trgu.

Ne moremo si predstavljati tržnega kmetovanja z idiličnim ročnim delom in vprežno živino ob konkurenčnosti modernih traktorjev s sodobnimi robotiziranimi tehnologijami proizvodnje hrane. Na področju zbiranja, shranjevanja, obdelave in prenosa podatkov bi nekateri še vedno radi konkurirali na trgu s tehnologijo ročnega beleženja na papir, shranjevanja v fasciklih in kartotekah ter prenosa po kurirju, navadni pošti ali preko telefaksa. 

V svojem razmišljanju se bom omejila na informacijsko tehnologijo s poudarkom na njeni uporabi pri delu s človeškimi viri.

Informacijsko-komunikacijska tehnologija (IKT) se izjemno hitro razvija na področju zmogljivosti strojne opreme računalnikov in različnih komponent, ki jih računalniki krmilijo in uporabljajo za zbiranje, shranjevanje, obdelavo in prenos podatkov. Številni podatki se prenašajo po brezžičnih povezavah, ki so z uvajanjem mobilnega omrežja 5. generacije (5G) res izjemno hitre. Bakrene žične povezave vse bolj zamenjuje optična infrastruktura, ki je zmogljivejša, hitrejša in zanesljivejša.

Vsestransko in zelo zmogljivo strojno opremo imamo vedno pri sebi. Pametna naprava v našem žepu je bolj računalnik kot telefon. Ob namestitvi in uporabi programske opreme in različnih aplikacij ga lahko uporabimo za množico opravil. Z njim lahko krmilimo številne naprave in procese v domači hiši in službi. Z njim lahko spremljamo svoje zdravstveno stanje in svoje gibanje v okolju, ki je okužen s covidom-19. Računalnik, ki ga nosimo s seboj, nam omogoča vstop na delovno mesto, odpiranje vrat in aktivacijo posameznih naprav. Z njim lahko upravljamo bančni račun in pregledujemo osebni portal. Napovemo lahko odsotnost z dela in upravljamo koledar oz. koledarje, do katerih imamo pravico dostopati. Kar je bilo pred desetletji možno le v znanstvenofantastičnih filmih, je danes realnost.

Za vsestransko uporabnost vse zmogljivejše strojne opreme potrebujemo bogat izbor vse kakovostnejše programske opreme. Za pametni telefon je na voljo več sto (mogoče celo več 1.000) različnih aplikacij in programov, ki jih lahko uporabljamo. Verjetno bi lahko le približno ocenili, koliko je računalniških programov za profesionalno službeno delo. V zadnjih desetletjih se vlaganja v IT močno povečujejo, v zadnjih letih celo do 16 % letno. V letu 2018 je celotna svetovna IKT znašala 5 % svetovnega BDP. Svet gre v smeri informacijske tehnologije. Kdor bo sledil temu razvoju, bo šel naprej, drugi bodo žal nekonkurenčno dokaj hitro propadli. Nujno je slediti novim tehnologijam in jih uvajati v delovne procese in upravljanje s človeškimi viri. Na vrh lestvice 30 držav, ki imajo visoko stopnjo uporabe IT rešitev, so uvrščene tiste z visokim dohodkom in nadpovprečno kakovostjo življenja.

Za delo v kadrovski službi in oddelku za obračun plač je na voljo veliko različnih programov, ki so si v marsičem podobni, a hkrati tudi zelo različni. Eni omogočajo le delne rešitve, drugi so kompleksnejši in z njihovo pomočjo lahko zbiramo in obdelujemo podatke o zaposlenih od njihove prijave na razpis za prosto delovno mesto do odhoda iz podjetja. Mnogi podatki se zbirajo samodejno, zato jih ni treba ročno (celo večkrat) vnašati. Enkrat vneseni podatek se razporedi na tisto mesto, kjer ga bomo kadarkoli potrebovali, in tam ostane. S tem se močno skrajša porabljeni čas vnosa, obdelave in priprave poročil. Zaradi avtomatskega prenosa podatkov se izniči možnost napak. Velja pravilo: »Enkrat pravilno vpisano, vedno in povsod pravilno shranjeno.«

Opis sodobne IT rešitve za HR

Sodobna IT rešitev našega podjetja je na enotni platformi in združuje kadrovski, registracijski in plačni informacijski sistem.

1. Kadrovsko informacijski sistem (KIS) je veliko več kot preglednica s podatki o zaposlenih. Osnovni modul Kadrovska evidenca omogoča povezavo s koledarjem in e-poštnimi sporočili ter opominjanje uporabnikov na pomembne dogodke. Časovna komponenta v modulu omogoča simuliranje preteklih in prihodnjih dogodkov. Kadrovska evidenca omogoča ureditev naslednjih področij:

• organizacijska struktura,
• sistemizacija delovnih mest,
• personalne mape,
• razporeditve,
• samodejni izračun delovne dobe, letnega dopusta,
• enostavna izdelava poročil,
• oddaja M obrazcev.

S svojimi moduli in funkcionalnostmi KIS omogoča celotno digitalno podporo delodajalcu od objave prostega delovnega mesta, zaposlitve kandidata, uvajanja in usposabljanja na delovnem mestu do ocenjevanja kompetenc zaposlenega, vodenja letnih razgovorov, spremljanja izobraževanj, ocenjevanja redne delovne uspešnosti, spremljanja zdravstvenih pregledov idr.

2. Registracijski informacijski sistem (RIS) omogoča registracijo prisotnosti na delovnem mestu; vnos napovedi in odobritev krajših in celodnevnih odsotnosti; upravljanje potnih nalogov; izračun nadomestila za prevoz na delo; planiranje in razporejanje zaposlenih na različna delovišča, delovna mesta in urnike delovnega časa; povezavo z eBol in z oddajo zahtevkov za refundacijo (eNDM). V trenutnih razmerah je marsikje organizirano delo od doma, kar beležimo kot delo izven delovnega mesta. Evidenco obiskovalcev podjetja vodimo s pomočjo modula Recepcija.

Registracijo delovnega časa in odpiranje vrat za vstop lahko opravimo tudi z uporabo mobilne aplikacije na pametnih telefonih. Ti nadomeščajo uporabo kartic in drugih medijev.

3. Plačni informacijski sistem (PIS) v povezavi s KIS omogoča avtomatiziran izračun plač, regresov in nagrad. Ob tem je upoštevana trenutno veljavna zakonodaja.

Zaposleni lahko do vseh svojih podatkov in dokumentov dostopa preko osebnega portala. Vodjem je na voljo portal vodij, preko katerega potrjujejo napovedi odsotnosti, potne naloge, vnašajo ocene zaposlenih, beležijo podatke o letnih razgovorih in dostopajo do podatkov, ki jih potrebujejo za opravljanje svojega dela.

Tehnologija – naša prijateljica ali sovražnica?

Ob vsem poznavanju IT, ki ga imamo, to res ne more biti več vprašanje. Vsekakor je tehnologija naša prijateljica.

Če gledamo s finančnega vidika, so mnoge sodobne IT rešitve res drage, vendar si življenja brez njih ne moremo več predstavljati. Dokaj hitro nam prinesejo velike koristi: prihranek časa, varnosti, natančnosti in financ. Pravilno uporabljena IT rešitev se finančno povrne v zelo kratkem času. Strošek nakupa in uvajanja v uporabo IT rešitve je velik prihranek.

Seveda se moramo naučiti pravilno uporabljati IT. Moramo jo udomačiti. To pa je možno le ob nenehnem spoznavanju z njo na področjih, kjer delamo, preko strokovnih revij, tematskih izobraževanj preko webinarjev (spet nova tehnologija izobraževanja), druženj in izmenjav osebnih izkušenj na seminarjih in posvetih idr. Predvsem pa je pomembno, da sami delamo z novimi tehnologijami. Premagati moramo začetni strah pred neznanim. Vzeti si moramo čas za njihovo usvajanje in udomačitev. Ta čas se nam bo povrnil hitro in z bogatimi obrestmi. Komur se zdijo nove tehnologije sovražne in strašljive, je skoraj za staro šaro. Niti pobiranje krompirja ne teče več tako, kot je pred desetletji. Nove tehnologije so prodrle na vsa področja človeškega življenja. Spremenile so ne le delovne procese, ampak celotno družbo. Tako pač je. Dobrodošla, prijateljica moja. Vstopi!

Wikipedija (2018). Tehnologija. Pridobljeno 4. 11. 2020 z naslova https://sl.wikipedia.org/wiki/Tehnologija. 

Wikipedija (2017). Informacijska tehnika. Pridobljeno 4. 11. 2020 z naslova https://sl.wikipedia.org/wiki/Informacijska_tehnika.

Wikipedija (2020). Informacijsko-komunikacijska tehnologija. Pridobljeno 4. 11. 2020 z naslova https://sl.wikipedia.org/wiki/Informacijsko-komunikacijska_tehnologija.

Četrta pot (2020). Pridobljeno 4. 11. z naslova https://www.cetrtapot.si/.

Članek je iz revije ADMA, št. 37, december 2020, letnik 8, objavljen tudi na on line portalu revije ADMA. 

Pdf oblika članka se nahaja TUKAJ. 

Avtor

Preberite še

30. september 2020 | Katja Kavčič

Kako lahko mobilna aplikacija poenostavi upravljanje delovnega časa?

V podjetju Četrta pot smo za registracijo in upravljanje delovnega časa na daljavo razvili mobilno aplikacijo KADRIS 4M.

25. november 2020 |

[FINANCE IKT] Nov val digitalizacije upravljanja delovnega časa in človeških virov

Epidemija COVID-19 je v številnih podjetjih pospešila prehod na digitalno poslovanje. Ker organizacije postajajo vse bolj digitalne, se morajo izvršni voditelji najprej osredotočiti na tista področja, kjer so potrebne takojšnje digitalne naložbe.

29. januar 2021 | Nataša Centa

[ADMA] Delo poslovnih sekretarjev v nenavadnih časih

Nenavadne situacije so nas spomnile, da moramo iskati nove načine dela in uvajati nova orodja, ki nam bodo pomagala, da bo delo opravljeno hitreje in natančneje.