RIS4i je registrirno informacijski sistem, namenjen podpori različnih procesov v podjetju, ki so povezani s podatkovno bazo zaposlenih in identifikacijsko tehnologijo (ID karticami, obeski, daljinskimi upravljalniki in podobno). Poleg registracije delovnega časa zaposlenih, priprave podatkov za obračun plač ter fizične in logične pristopne kontrole, vključuje tudi elektronsko dovolilnico za najavo in odobritev odsotnosti zaposlenih, informacijsko podporo za delo recepcije, naročanje in evidenco porabe malic, spremljanje obhodov gasilske, varnostne ali vzdrževalne službe, vodenje delovnih nalogov zaposlenih in še več.

Z uvedbo sodobnega sistema za registracijo delovnega časa zaposlenih lahko pričakujete:

• povečanje discipline pri prihodih na delo in odhodih z dela ter povečanje prisotnosti na delovnih mestih,
• natančne podatke o opravljenih delovnih urah zaposlenih in vseh kršitvah kot so napake pri registraciji, manjkajoči vpisi, zamude in podobno,
• avtomatizacijo priprave podatkov za obračun plač zaposlenih na podlagi prisotnosti oziroma odsotnosti (bolniške, dopusti, službene poti ...) in drugih parametrov,
• racionalizacijo dela na vseh delovnih mestih, kjer poteka zbiranje in obdelava podatkov za obračun plač zaposlenih,
• splošen pregled nad prisotnostjo na delu in vpogled v stanje trenutno prisotnih.

Z uvedbo RIS4i lahko pričakujete vse koristi, ki jih prinaša uvedba sistema za registracijo delovnega časa zaposlenih ter prihranek časa in denarja z avtomatizacijo različnih drugih postopkov, s čemer se bo izboljšala učinkovitost poslovanja vašega podjetja. Njegovi pomembni lastnosti sta prilagodljivost in povezljivost z obstoječim informacijskim okoljem, saj ima vsaka organizacija svoje značilnosti, ki se jim lahko prilagodimo.

Če sumite, da pri registraciji prihaja ali da bo prihajalo do zlorab, priporočamo, da v bližini vsakega registrirnega terminala namestite varnostno kamero (lahko tudi lažno), kar se je v praksi izkazalo kot najbolj učinkovita rešitev. Nekateri uporabniki se skušajo zlorabam izogniti tudi z uporabo biometričnih metod (kot je npr.prstni odtis), vendar je ukrep lahko sporen po Zakonu o varstvu osebnih podatkov.

Sistem RIS4i sestavljata strojna in programska oprema. Strojna oprema so registrirni terminali, krmilne enote in čitalci ID kartic, ki jih preko TCP/IP vmesnikov povezujemo na računalniško omrežje. Programsko opremo manj zahtevnih sistemov (npr.do 50 zaposlenih) lahko namestimo na osebni računalnik, sicer pa jo nameščamo na strežnik. Izdelana je v spletni tehnologiji. Osnovo predstavlja visoko zmogljiva in zanesljiva podatkovna baza, ki se nahaja na podatkovnem strežniku in sprejema http zahteve odjemalcev preko spletnih brkljalnikov.

Pri spletni tehnologiji se vsa poslovna logika nahaja na enem mestu in sicer na centralnem podatkovnem strežniku. To pomeni, da na strani odjemalcev ni potrebna namestitev nobenih dodatnih programov, temveč uporabljajo običajni spletni brkljalnik kot je npr. Internet Explorer. S tem odpadejo tudi težave na delovnih mestih odjemalcev, ki se lahko pojavijo ob namestitvah odjemalskih programov. Pri spletni zgradbi je vsaka sprememba podatkov in/ali nastavitev sistema istočasno dostopna vsem odjemalcem na katerikoli lokaciji organizacije doma ali v tujini. Upravljanje spletno zgrajenega sistema je enostavno in hitro, vzdrževanje pa cenejše, saj vse spremembe delovanja izvajamo na podatkovnem strežniku.

Strojna oprema je odvisna od zahtevnosti sistema, ki jo določata predvsem število zaposlenih in število uporabnikov npr. obračunovalcev delovnega časa. Ločimo manjšo, srednjo ali visoko zahtevnost ter za vsako minimalno in optimalno konfiguracijo strojne opreme. Podatke vam lahko posredujemo v obliki certifikacijske matrike, iz katere so razvidne vse podrobnosti.

Za uporabo sistema RIS4i potrebujete Oracle licence za podatkovno bazo. Odvisno od zahtevnosti sistema so licence lahko imenske ali pa licencirate strežnik, za kar priporočamo licenco Standard Edition One za enoprocesorski strežnik. Licence s pripadajočim vzdrževanjem vam kot Oracle certificiran partner lahko zagotovimo v našem podjetju ali pa si licenciranje uredite sami.

Na željo uporabnika je lahko prenos podatkov kriptiran s SSL zaščitnim protokolom, za kar je potrebno pridobiti ustrezen varnostni certifikat. Zaščito podatkov na strežniku pa med drugim zagotavlja tudi značilna struktura Oracle podatkovne baze. Zato je po naših izkušnjah večina nepooblaščenih dostopov posledica zlorabe uporabniškega gesla.

Trenutno je lahko v sistem RIS4i vključeno do 15.000 zaposlenih na neomejenem številu oddaljenih lokacij.

Priporočamo, da vam program najprej predstavimo v vaši organizaciji, nato pa si ga lahko ogledate in preizkusite tudi sami preko spleta. Vse potrebne podatke za dostop s spletnim brkljalnikom vam bomo posredovali ob predstavitvi.

V registrirno informacijskih sistemih, ki jih uvajamo, se zapisuje tudi do milijon novih podatkov mesečno, ki jih lahko obdeluje več deset odjemalcev hkrati. Ker ti podatki vplivajo na obračun plač zaposlenih in druge plačilne transakcije, mora biti delovanje podatkovne baze 100% zanesljivo. Zato smo kot osnovo vseh naših rešitev izbrali Oracle podatkovne baze, ki so po našem mnenju vodilne SQL (Structured Query Language) podatkovne baze v svetovnem merilu.

Program RIS4i je prilagodljiv in povezljiv z vsemi razširjenimi informacijskimi sistemi, ki jih uporabljajo srednje in velike organizacije, kot so SAP, BAAN, EBS in programi za obračun plač. Zato s pomočjo ustreznih vmesnikov omogoča samodejno osveževanje iz kadrovskih evidenc, s čemer se boste izognili dvojnemu vnosu matičnih podatkov zaposlenih in samodejen prenos podatkov, s čemer boste prihranili veliko administrativnega dela pri pripravi podatkov za obračun plač.

V urejevalniku dogodkov se nahajajo podatki o prisotnostih in odsotnostih zaposlenih, saldo delovnih ur, stanje dopusta, izračuni nadomestil in drugi podatki v zvezi z obladovanjem delovnega časa. Namenjen je pregledu dogodkov, vnosu manjkajočih podatkov in popravkom napak, informiranju in podobno. Uporabljajo ga administratorji oziroma obračunovalci delovnega časa, pri čemer so vsi njihovi posegi zabeleženi in popolnoma sledljivi. Iz urejevalnika je razvidna tudi trenutna prisotnost in vrsta odsotnosti vseh zaposlenih.

Program RIS4i omogoča neomejeno število poljubnih urnikov delovnega časa. Večina poznanih urnikov je vključena v standardni verziji programa, morebitne posebnosti pa lahko prilagodimo vaši organizaciji.

V samem programu je že pripravljeno določeno število poročil, ki jih uporablja večina organizacij. S pomočjo uporabniškega modula Seznami pa vam lahko izdelamo poljubno poročilo po vaših željah ali pa si ga izdelate sami. Potrebujete osnovno znanje pisanja SQL stavkov, kar vas po potrebi tudi naučimo.

Elektronska dovolilnica nadomešča klasične papirne dovolilnice in je namenjena najavi in odobritvi različnih vrst izrednih dogodkov (npr. nadurno ali izredno delo) in odsotnosti med delovnim časom, ki se samodejno zabeležijo v urejevalnik dogodkov. Pri uporabi elektronske dovolilnice tipke na registrirnih terminalih niso več potrebne. Uporabimo jo lahko tudi pri t.i. začasnih prerazporeditvah delovnega časa.

Elektronska dovolilnica je namenjena najavi in odobritvi odsotnosti v okviru delovnega dne kot je npr. privatni izhod, obisk zdravnika in podobno. Planiranje odsotnosti pa uporabljamo pri najavi in odobritvi celodnevnih odsotnosti, kot so dopust, službena pot, udeležba na strokovnem usposabljanju. Vse odobrene in izkoriščene odsotnosti so samodejno vpisane v urejevalnik dogodkov in jih ni potrebno vnašati ročno.

Infomat je namenjen predvsem informiranju zaposlenih o stanju ur in dopusta. Z možnostjo samostojnega vpogleda se zmanjša število poizvedb v tajništvih in/ali v kadrovskih službi, s čimer se temu primerno razbremeni njihovo delo.

Nudimo več vrst identifikacijskih kartic. Večina ponudnikov sistemov pristopne kontrole in registracije delovnega časa dobavlja klasične bralne kartice (RO), katerih poglavitna slabost je, da jih je enostavno ponarediti. Zato vam svetujemo, da uporabljate bralno-pisalne kartice (RW), ki so zaščitene pred ponarejanjem, imajo daljšo življenjsko dobo in jih lahko uporabite tudi za elektronsko plačevanje npr. malice, parkirnine, porabe na samopostrežnem avtomatu in podobno.

Kartice in obeski so izdelani v enaki (RO ali RW) tehnologiji. Kartice lahko grafično obdelamo npr. z logotipom podjetja, imenom in priimkom, sliko uporabnika ter jih uporabljamo kot službene izkaznice. Zaradi večje površine delujejo na nekoliko večjem dometu. Obeske, ki so manjših dimenzij, uporabniki običajno pripenjajo poleg ključev, da jih ne pozabijo ali izgubijo, imajo nekoliko krajši domet delovanja, grafično pa jih obdelamo (navadno le oštevilčimo) z graviranjem.

Področje uporabe biometričnih metod, med katere spada tudi prstni odtis, podrobneje ureja Zakon o varstvu osebnih podatkov, zato predlagamo, da ga pred uvedbo biometričnih metod vsekakor pozorno preučite.

Za uporabo programa izvajamo različna usposabljanja. Administratorsko usposabljanje je namenjeno skrbnikom programa, ki imajo pristojnosti za spreminjanje sistemskih nastavitev. Uporabniškega usposabljanja se udeležijo osebe, ki skrbijo za pravilnost podatkov v urejevalniku dogodkov. Prav tako pa izvajamo tudi usposabljanja za uporabo posameznih uporabniških modulov, kot je pristopna kontrola ali naročanje in evidenca koriščenja malic, ki so namenjena skrbnikom posameznih procesov.

Usposabljanje lahko izvedemo v naši učilnici, ki je opremljena z vsemi ustreznimi pripomočki ali na lokaciji naročnika, ki mu predhodno posredujemo navodila za pripravo potrebnega okolja. Običajno traja usposabljanje od štiri do šest ur, odvisno od vrste usposabljanja in števila udeležendcev.

Programsko opremo RIS4i vsakodnevno uporablja stotine uporabnikov v različnih podjetjih in organizacijah po vsej Sloveniji in v tujini. Če bi se pri uporabi pojavile resnejše težave, lahko usposabljanje kadarkoli ponovimo. Sicer pa so v programu vgrajena navodila za prijazno uporabo, vsak delovni dan pa imate na razpolago tudi našo programsko podporo, ki vam bo vedno pomagala iz zagate.